|
Behandling av post og saksdokumenter i Vardø kommune I henhold til §§ 3-1 og 3-2 i forskrift til arkivloven, skal all inngående post overleveres til arkivtjenesten for videre behandling. Personlig adressert post, det vil si brev hvor personnavnet er angitt før navnet på organet, skal leveres uåpnet til mottakeren, med mindre det foreligger en avtale mellom organet og mottakeren om at arkivtjenesten kan åpne slik post. Dersom brevet viser seg å være et saksdokument for organet, skal det umiddelbart returneres til arkivtjenesten og behandles som post til organet. Behandling av elektroniske dokumenter Dokumenter som sendes eller mottas via SMS eller e-post, og som må anses som saksdokumenter for organet, skal arkiveres på samme måte som andre saksdokumenter. Rutiner i Vardø kommune I Vardø kommune følges følgende rutine:
- Post til kommunen leveres direkte til servicetorget.
- Posten sorteres, og personlig adressert post åpnes ikke, men legges i posthyllene til de respektive teamene eller virksomhetene.
- Post adressert til kommunen åpnes og vurderes.
- Inngående post sorteres, påføres saksnummer og avdelingsnavn, skannes, og registreres i Elements.
- E-poster vurderes om de skal registreres i Public 360. Hvis ja, registreres e-posten der; hvis nei, videresendes meldingen til riktig mottaker eller avdeling.
- E-poster som sendes direkte til ledere eller saksbehandlere, vurderes av mottakeren om de er saksdokumenter. Hvis e-posten er et saksdokument, skal den straks importeres til Public 360 fra e-postsystemet (se egen dokumentasjon).
- Dokumentasjonsavdelingen kontrollerer og journalfører e-posten og setter status "J".
- Rekommandert post åpnes og registreres på lik linje med annen post.
- Post mottatt i møter skal umiddelbart leveres til servicetorget.
- Tilbud som følge av anbudsrunder skal ikke åpnes før tilbudsfristen er utløpt. Konvolutten skal stemples med dato og klokkeslett, og leveres direkte til ansvarlig instans. Det er viktig at tilbydere informeres om at konvolutten skal merkes med "Tilbud" og hvilken avdeling det gjelder, slik at det ikke åpnes ved en feiltakelse. Ansvarlig instans skal sikre at forskriftene ved anbudsrunder følges.
- Når tilbudene er åpnet, skal de registreres i Public 360. Tilbudsdokumentene unntas fra offentlighet i henhold til offentleglova §§ 23.3 og 13, samt forskrift LOA § 3-6.
- Arkivverdig post legges til registrering i Public 360. Unntak for arkivverdig post Følgende dokumenter legges direkte i posthyllene til hver avdeling/enhet og registreres ikke i Public 360:
- Personlig adressert post uten fullmakt fra mottakeren.
- Pakker.
- Post adressert til foreninger og interesseorganisasjoner.
- Meldinger til lønningskontoret, som egenmeldinger, sykemeldinger, timelister, turnuslister osv.
- Bilag som kvitteringer, kopier, rapporter og andre dokumenter som ikke er viktig bakgrunnsmateriale for en arkivsak.
- Forespørsler om informasjonsmateriell som ikke krever offisielle svar.
- Invitasjoner til møter, kurs og seminarer.
- Meldinger om adresseendringer.
- Reklame og produktopplysninger sendes til rette vedkommende eller kastes.
- Pressemeldinger, rundskriv og informasjonsmateriell kan registreres etter behov. |
|