| Hendelse
|
Arkiv
|
Konsekvenser
|
Ansvar
|
| Det planlegges større omorganiseringer
Eksempel kan være overgang til foretak, kommunesammenslåing
eller andre større endringer
|
Arkivet skal involveres
i god tid på forhånd.
|
Konsekvenser for arkivorganiseringen,
endringer i sak-/
arkivsystemet, arkivplanens innhold og i tillegg
endring av arkivansvar og arbeidsforhold.
|
Rådmann
|
| En virksomhet skal legges ned
|
Arkivet involveres sammen med virksomhetsleder/
systemansvarlig for å
vurdere uttrekk av bevaringsverdig materiale
i fagsystem
|
Tap av arkivmateriale Manglende informasjon til arkivplan Følger vi loven?
|
Enhetsledere
|
| Ved opprettelse av ny virksomhet/oppgradering av fagsystem/innkjøp av nytt fagsystem
|
Arkivet skal varsles for
vurdering av arkiv
|
Manglende arkivdanning Manglende informasjon til arkivplan Følger vi loven?
|
Enhetsledere
|
| Ved intern omorganisering og navnebytte Eksempel kan være sammenslåing eller splitting av virksomheter
|
Arkivet skal ha relevant
informasjon i god tid før iverksettelse
|
Manglende oppdatering i sak/arkivsystemet Manglende informasjon til arkivplan
|
Enhetsledere
|
| Saksbehandlere bytter arbeidsplass internt i kommunen
|
Arkivet må varsles
|
Manglende oppdatering i sak/arkivsystemet
|
Enhetsleder
|
|
Saksbehandlere slutter
eller går ut i lengre
planlagte permisjoner
|
Arkivet varsels i god tid
før siste arbeidsdag
|
Manglende oppdatering i sak/arkivsystemet både
når det gjelder
ferdigstilling av saker og dokumenter
|
Enhetsleder har ansvar for at saks- behandler rydder i egne saker, ferdig- stiller doku- menter osv.
|