|
Arkivordningen i kommunen bygger på fireårige arkivperioder. Skillet mellom arkivperiodene går ved årsskiftet etter at det nyvalgte kommunestyret har trådt i funksjon. Ved overgang til ny arkivperiode skal arkivet deles ved at alle avsluttede saker skilles ut. Den praktiske gjennomføringen av delingen skjer i regi av kommunens arkivleder. Delingen skal gjøres på følgende måte: 1. Møtebøker: Dersom møtebøkene blir ført i løsbladsystem, skal referatene fra den avsluttede perioden bindes inn på forsvarlig måte før den overføres til bortsettingsarkivet. Når man fører møtebok i en håndskrevet protokoll, skal denne overføres til bortsettingsarkivet når den er fullskrevet. Det må aldri limes eller tapes inn referater i protokoller. Møtebøker ført i ePhorte periodiseres av kommunens sentralarkiv. 2. Kopibøker: Årgangene fra den avsluttede perioden skal bindes inn på en forsvarlig måte før de overføres til bortsettingsarkivet. 3. Postjournalen: Skolen er tilknyttet ePhorte og all post journalføres i dette systemet. Periodiseringen av ePhorte gjennomføres i samarbeid med arkivlederen i kommunen. 4. Saksarkivet: Skolene har elektronisk saksarkiv i ePhorte og dette periodiseres av sentralarkivet. 5. Elevarkiv/spesialarkiv: Elevmappene ligger i ePhorte. Ungdomsskolen avslutter mappene for elever som går ut av skolen og disse mappene skilles ut av sentralarkivet ved periodisering hvert fjerde år. Ved barneskolen er hovedregelen at mappen skal følge eleven over til ungdomsskolen. Imidlertid skal opplysninger om disiplinære forhold ikke overføres. Periodiseringen fører til at arkivet blir delt i tre: Dagligarkivet, som inneholder arkivdokumenter som har vært i bruk i inneværende arkivperiode. Bortsettingsarkivet (bortsatte arkiveler i ePhorte), som inneholder arkivdeler med dokumenter som har vært i bruk i tidligere arkivperioder, men som ikke er avlevert til fjernarkivet. Depotet er siste stoppested for arkivdokumentene og felles for hele kommunen. Kommunen fastsetter i samarbeid med IKAVA regler for når arkivmaterialet skal avleveres fra bortsettingsarkivet. Normalt er dette etter 25-30 år. |