|
Sentralarkivet har ansvar for å kvalitetsikre alle registreringer som blir gjort i journalen og som blir utført av ledere og saksbehandlere. Dette gjøres fortløpende. Følgende kontrollrutiner skal gjøres: 1.Ved journalføring – søket Til journalføring – gjøres daglig
- at offentlighetsvurdering er gjennomført, dvs. at tilgangskode og evt. navn i tittelfelt/mottakerfelt er skjermet
- at alle vedlegg er knyttet til – gjelder spesielt saksfremlegg
- at alle registrerte saksdokumenter blir journalført
- at overskrift/saksbehandler er rett på journalpost og saksmappa
- at alle dokumenter er lesbare og har brukbar kvalitet (gjøres ved scanning)
2. Dokumenter via SvarUt
- Dokumenter som har Status E, kan journalføres. De andre må bli liggende inntil status blir endret
- Dokumenter som blir stående under Til journalføring lenge blir sjekket opp i av Sentralarkivet ev sendt på nytt.
3. Jp med status M – Midlertidig – gjøres kun når man har et dokument som skal byttes ut.
- Dersom et dokument er sendt for underskrift, slettes opprinnelig jp.
4. Jp med status R – Reservert (ikke ferdigstilt)- gjøres 1 x pr. mnd – legges i kalender
- Beskjed til saksbehandler. Flere dokumenter – Send liste til saksbehandler. Må sjekke at saksbehandler følger opp meldingen – x
5. Jp med status F – 3 mnd. Tilbake – Jp som av en eller annen grunn ikke er blitt journalført.
- Journalfør dersom det ligger «gamle» dokumenter her.
6. Jp med status G – til godkjenning. Sjekk at det ikke ligger «gamle» dokumenter her. Noen kan ha glemt å godkjenne. Gi beskjed til aktuell saksbehandler.
- Tillitsvalgt dersom det gjelder en ansettelsessak.
7. Til omfordeling. – Dersom dokumenter er sendt til feil saksbehandler og saksbehandler har sendt dette i retur til oss. 8. Saker til kontroll. Saksmapper som er opprettet av andre enn arkivet vil få status R. Endre til B- Under behandling. 9. Journalposter uten dokument i arkivformat – gå igjennom og sørge for journalføring/konvertering. Ev Sosi-filer som er blitt registrert slettes. 10. Restanser – ubesvart post – gjøres 1 x pr. mnd. Legges inn i kalender
- Melding til saksbehandler om at de må avskrive/svar på brev (gamle brev) Liste sendes dersom saksbehandler har flere brev. Saksbehandler må følges opp for å sjekke at dette blir gjort.
11. Saker som kan avsluttes
- at avskriving er gjennomført
- at alle dokumenter er i status F
- at alle dokumenter er konvertert til arkivformat. Dokument med ikonet ?, må gås igjennom
- at alle saksdokumenter ligger i korrekt mappe
- at saksmappa blir satt til A-avsluttet og låst for registrering.
Søk alle dokumenter med status S. Dette er dokumenter hvor saksbehandler har registrert selv. Kontroller at overskriftene er i forhold til registreringsreglene eventuelt rett opp feil lagre og sett dokumentet over til status J. De rutinene/søkene som ikke har fast tidspunkt, gjøres ved ledig tid ca 1x i kvartalet. Søkene skal ligge under Arkivsøk. |