Inngående postAll inngående post skal leveres til arkivtjenesten for åpning og registrering. Arkivtjenesten er ansvarlig for all distribusjon og behandling av inngående og utgående post til enhetene inkludert i sentralarkivet. Post som leveres personlig skal til arkivtjenesten for åpning og registrering. Post til NAV Balsfjord-Storfjord og Balsfjord Kirkelig Fellesråd sendes pr post til deres postadresse. Post til Fagforbundet og Delta legges i merket posthylle i ekspedisjonen. Post til fagenhetene (legekontor, barnevern, psykisk helse, rus og rehabilitering og Balsfjord bo- og servicesenter) er i sin helhet unntatt offentlighet og leveres uåpnet til Helsesenteret. Den arkivverdige posten som kommer direkte til skole og barnehage sendes enten til sentralt postmottak for skanning og registrering i ePhorte eller blir skannet og registrert i ePhorte på den enkelte enhet. Ellers følges kommunens rutiner for post og dokumentbehandling for både inngående og utgående post. Intern postIntern post leveres i ekspedisjonen og blir fordelt og eventuelt skannet av arkivtjenesten. Elektronisk post (e-post) og telefaksElektronisk post og telefaks skal behandles som vanlig post, dersom arkivtjenesten godkjenner den som arkivverdig. Elektronisk post som gjelder saksbehandling og som er sendt direkte til saksbehandler, skal videresendes til postmottak for registrering; postmottak@balsfjord.kommune.no. Post mottatt via SvarInn, lastes ned fra Altinn og direkte i importsentral i ePhorte. Det som blir sendt til underorganisasjonsnummer kommer det e-post om fra Altinn til postmottak, og arkivtjenesten logger inn på Altinn for å hente brevet. Personlig adressert postPersonlig adressert post skal leveres uåpnet til adressaten hvis ikke man har inngått avtale med adressaten om at slik post kan åpnes av arkivtjenesten, dette gjelder også post med for eksempel ”rådmann NN” foran kommunenavnet. Mottaker plikter likevel straks å levere posten tilbake til arkivet dersom den er til administrasjonen/enhetene. Denne regelen gjelder også for telefaks, SMS og e-post. Tekstmeldinger (SMS) og bildemeldinger (MMS) Tekst- og bildemeldinger (SMS og MMS) som mottas, skal behandles som annen post hvis de inneholder opplysninger som inngår i saksbehandlingen. Informasjonen kan sendes til postmottak på e-post eller skrives ut fra egen pc gjennom mobiltelefonens programvare. Dokumentfangst fra sosiale medierKommunen har egen facebook side, og denne overvåkes av IKT-ansvarlig. Hovedregelen er at man ikke saksbehandler på sosiale medier, men dersom det skrives innlegg som er arkivverdig (har verdi som dokumentasjon) eller er gjenstand for saksbehandling, skal dette journalføres ihht. rutiner for journalføring av inngående post. Ta kontakt med arkivtjenesten for kopiering og registrering. Anbuds- og tilbudsdokumenterAnbuds- og tilbudsdokumenter kommer inn via eget system kalt Mercell. Dokumentene ligger i systemet inntil prosessen er avsluttet, og legges deretter inn i ePhorte av arkivtjenesten. |