Åpning av post
- Posten skal åpnes av arkivtjenesten. Ved åpning av rekommandert post og verdipost skal det være to ansatte til stede.
Sortering av post
- Posten sorteres og det skilles mellom arkivuverdig post (informasjonspost) og arkivverdig post (sakspost).
- Som arkivuverdig post regnes alt materiale som ikke blir gjenstand for saksbehandling av noe slag. Dette er materiale som ikke skal registreres/arkivlegges- som aviser, tidsskrifter, reklame, offentlige publikasjoner, invitasjoner, generelle rundskriv, utskrifter/kopier fra andre organ o.l.
- Egenproduserte rundskriv og rundskriv som blir gjenstand for saksbehandling skal journalføres.
- Politiattester er regnet som arkivuverdig, men skal likevel registreres mottatt. Dette gjøres ved å legge inn merknad på mottatt politiattest i vedkommedes personalmappe eller benytte skjema "kvittering for mottatt politiattest". Egen rutinebeskrivelse ligger i Compilo. Denne legges i mappa til enhetsleder som makulerer disse.
- Som arkivverdig regner vi post som skal saksbehandles (saksdokument etter offentlighetslovens § 4) eller som inneholder vesentlig dokumentasjon. Denne saksposten er kommunen pliktig til å registrere i brevjournal, arkivere og bevare for ettertiden.
- Arkivverdig sakspost påføres saksnr, skannes og registreres i Ephorte.
- Regninger, faktura, lønnsvedlegg, timelister og rutinemessig korrespondanse om regnskap går direkte til økonomikontoret uten journalføring. Dette gjelder også egenmeldinger/sykemeldinger.
- Stillingssøknader: Blir sendt inn via annonserings- og rekrutteringsverktøyet JobbNorge. JobbNorge er integrert mot ePhorte og overføring av dokumenter skjer automatisk.
- Søknad om ansiennitet: Søknaden m/ vedlegg skannes.
- Spillemidler: Søknaden og vedleggene registreres av arkivtjenesten i ePhorte. Originaldokumentene leveres til saksbehandler.
- Søknad om kommunale midler/bidrag: Søknadene med vedlegg skannes. Søknader til næringsfondet skannes, med evt. vedlegg.
|
|