Denne rutinen utgikk i 2017, da kommunen tok i bruk Mercell hvor hele anbudsprosessen foregår. Anbudsdokumentene journalføres i ePhorte når anbudet er avsluttet.UtlysningVed utlysning av anbud, leverer prosjektleder eller den ansvarlige kopi av annonse til arkivtjenesten og ekspedisjon. Dette gjøres for å sikre seg at alle som mottar tilbudsdokumenter er oppmerksom på aktivitet rundt dette. MottakTilbudsdokumentene som kommer inn med bud, leveres i skranken i ekspedisjonen. Ansvarlig i skranken skriver dato og klokkeslett for innlevering og singerer for mottaket på konvolutten. Om ønskelig, skrives kvittering til anbyderen. Ekspedisjonen skal ha liggende en instruks for mottak av tilbudsdokumenter. Tilbudene legges uåpnet i hylle på hvelvet. Tilbudsdokumenter som kommer som brev, skal behandles som hastesak. Dato, klokkeslett og signatur skal påføres konvolutten umiddelbart ved mottak. Konvolutten skal legges uåpnet i hylle på hvelvet. ÅpningÅpning foretas på det tidspunkt angitt i konkurransegrunnlaget. Hvis ikke annet er satt i grunnlaget, er åpning internt. Det vil si at kun representanter (minimum to) fra Byggforvaltninga er tilstede. Disse to signerer også protokollen. Protokollen inneholder, i tillegg til navn på prosjektet, angivelse av entreprise og tilbudssum. Tilbudene nummereres fortløpende og etter åpning foretas en grundig gjennomgåelse som blant annet innbefatter kontrollregning av summene. Tilbudene rangeres etter på forhånd oppsatte kriterier og legges fram for behandling i aktuelle utvalg. |