|
Frå 2005 er arkivet i Kvinnherad kommune elektronisk. Saksbehandlar kan sjølv søkja fram alle offentlege dokument i sakssystemet ephorte. Det finns og databasar frå historisk arkiv: ForumWinSak 2001-2005 og prehistorisk arkiv: ForumWinSak 1996-2001, desse er og søkbare for saksbehandlar. Arkivet står til teneste om nokon treng hjelp til å framfinning av dokument. Papirarkivet er fullstendig fram til 2005. Utlån av dokument frå papirarkivet skal alltid skje gjennom arkivtenesta etter følgjande prosedyre:
- Utlån av saksmapper skal kun skje internt i kommunen
- Utlån skal registrerast i postjournalen/journalsystemet eller på utlånskort som blir plassert på den utlånte mappa sin plass i arkivet.
- Arkivtenesta skal sikre at lånar har tilgang til saksdokumenta i tilfelle desse er graderte
- Når utlånt materiale blir returnert, skal arkivtenesta avskrive utlånet.
- Utlånt materiale skal normalt leverast tilbake innan 4 veker. Når saksbehandlinga krev at utlånstida blir forlenga må arkivet få melding om dette.
-
Utlånt materiale er lånaren sitt ansvar til utlånet er avskrive. Lånaren skal sjå til at ingen dokument blir fjerna eller lagt til i ei mappe, og at orden i mappa ikkje blir øydelagd.
|
|