|
Når ei sak er ferdig handsama, skal saksdokumenta/saksmappa sendast til arkivet for arkivlegging.
- Saks skal gjennomgå saksmappa og kontrollere at alle restansar er avskrivne og at arkivverdige dokument er lagt i saksmappa. Saksmappa skal deretter merkast med Avslutta og signatur. Saksbehandlar er ansvarleg for at saker som går til arkivet er reinska.
- Arkivtenesta registrerer i sak-/arkivsystemet at saka er avslutta, kontrollerer at alle dokument er avskrive og registrerer eventuelt kassasjonsår for saka. Berre arkivpersonale skal ha tilgang til desse funksjonane i systemet.
- Før arkivlegging skal arkivmappa reinskast, og konsept, kladdar, dublettar, arbeidsnotat o.l. skal fjernast frå mappa. Arkivet kontrollerer at alle saksdokument er på plass før saka blir arkivlagt.
|
|