Regelverk for arkiv

Postjournal

Forskrift om offentlege arkiv fastset i § 2-6 plikt til å føre journal.

I kommunen skal arkivtenesta journalføre inn- og utgåande saksdokument og andre dokument som inneheld vesentleg dokumentasjon. Dokumenta skal journalførast i sak-/arkivsystemet eller i fagsystem med eigen journalmodular.

Organintern korrespondanse skal journalførast når dokumenta inneheld informasjon som må reknast som vesentlege saksopplysningar. Organintern korrespondanse som går mellom einingar med edb-baserte sak-/arkivsystem og manuelle journalsystem skal alltid journalførast.

Arkivforskrifta § 2-7 fastset kva opplysningar som skal vere med i postjournalen.

Ved journalføring på papir skal journalen innehalda dei opplysningane som krevst i § 2-7, første og andre ledd.

Kommunen gir innsyn i postjournal etter reglane i offentlegheitslova §§ 5 og 6. For det edb-baserte sak-/arkivsystem skal det dagleg lagast ein offentleg journal, som omfattar all korrespondanse til og frå kommuneadministrasjonen, med unntak av dei opplysningar som er unntatt frå offentleg innsyn.

Krav til elektronisk journal og arkivsystem

Kommunen nyttar eit felles edb-basert sak-/arkivsystem til journalføring, administrativ og politisk saksbehandling i kommuneadministrasjonen. Saksdokument blir arkivert på papir. Det edb-baserte arkivsystemet skal vere godkjent av Riksarkivaren, jfr. arkivforskrifta § 2-9.

Kommunen nyttar også spesielle edb-baserte fagsystem til saksbehandling på bestemte fagområde. Desse fagsystema skal ha funksjonar for journalføring som tilfredsstiller krava i forskrift om elektronisk lagring av saksdokument. Saksdokument som blir behandla eller produsert av desse systema skal bevarast på papir, jfr. arkivforskrifta § 2-14, første ledd.

Elektroniske arkiv er edb-system som tar i mot, produserer og lagrar saksdokument og andre arkivdokument elektronisk. Arkivforskrifta § 2-13 og forskrift om elektronisk lagring av saksdokument godkjenner bruk av fullelektroniske arkiv når dei tilfredsstiller bestemte krav. Dersom kommunen skal ta i bruk elektroniske arkiv, skal desse systema følgje bestemmelsane i arkivforskrifta og føresegner gitt av Riksarkivaren. Kommunen kan som eit ledd i førebuingane til ei slik innføring konsultere Interkommunalt arkiv i Hordaland om dei arkivfaglege standardane.

Krav til lagringsmedium for arkiv

I arkivforskrifta § 2-11 blir det fastsett at det skal nyttast godkjende lagringsmedium til arkivmateriale som skal bevarast for ettertida.

Arkivpapir

I kommunen skal alle saksdokument og andre arkivdokument skrivast ut på godkjent papir. Dersom det er tvil om at innkomne brev er skrivne på godkjent papir, skal desse kopierast før arkivering. Materiale som ikkje skal leggjast i arkivet, kan skrivast ut på anna papir.

Elektroniske lagringseiningar og arkivformat

For elektroniske arkivsystem er det fastsett føresegner om lagringsmedium, lagringsformat, rutinar, og dokumentasjon i arkivforskrifta §§ 2-13 og 2-14. Saksdokument i elektroniske arkiv skal skrivast ut på papir.

Aktivt elektronisk arkiv blir lagra på harddiskar, og det skal dagleg lagast tryggingskopiar på elektronisk lagringsmedium (t.d. magnetband). Desse skal oppbevarast fysisk skild frå dei operative lagringseiningane, jfr. arkivforskrifta § 2-10.

Ved deponering/overføring til depot skal kommunen nytte lagringsmedium som er godkjent av Riksarkivaren, jfr kap. 2.7.2 Arkivmedium og lagringsformat

Serieordning av arkiva (arkivstuktur)

Arkiver er delt inn i arkivdelar (arkivseriar). Serieordninga av arkivdelane følgjer strukturen i norsk allment arkivskjema. Denne er lagt til grunn for arkivdelregisteret i kapittel 5.

Serieordninga følgjer denne normalen: Møtebøker og vedtaksbøker, kopibøker, (utskrift av) postjournal, saksarkiv, fagsystem/spesialarkiv, personalarkiv, eigedomsarkiv og rekneskap.

I Noark-4-system skal aktive og avslutta arkivdeler leggjast inn med koplingar til overordna arkiv (arkivskapar) og ordningsprinsipp. Kodinga av arkivdelane framgår av arkivdelregisteret.

Arkivnøklar og andre ordningssystem (ordningsprinsipp)

Arkivnøklar og andre ordningssystem tilsvarar ordningsprinsipp i Noark-4. Kommunen brukar pr. 01.01.2000 følgjande arkivnøklar og arkivordningssystem:

K-kodar skal brukast til å registrere emnekode i edb-basert journal og arkivkode i manuelle journalar, og til oppstilling av saksarkiva i kommunen.
Ordning etter gards- og bruksnummer blir brukt til registrering av objektkode i edb-basert journal og arkivkode i manuelle journalar og til oppstilling av spesialarkiv.
Ordning etter fødselsdato (dd.mm.åå) blir brukt til registrering av objektkode i edb-basert journal og arkivkode i manuelle journalar og til oppstilling av spesialarkiv. Serieordninga skal vere slik at datoen er det primære kriteriet, månaden det sekundære og året det tertiære.
Alfabetisk ordning etter etternamn/fornamn blir brukt til registrering av objektkode i edb-basert journal og arkivkode i manuelle journalar og til oppstilling av spesialarkiv.
Ordning etter dato til ordning i kopibøker.

Ordning etter saksnummer for møte- og vedtaksbøker.

Andre ordningssystem kan berre takast i bruk etter godkjenning frå arkivansvarleg.

Arkivavgrensing

Dokument som ikkje dokumenterer saksbehandling og som er utan dokumentasjonsverdi for kommunen, skal skiljast ut ved arkivavgrensing. Slike dokument skal korkje journalførast eller leggast i arkivet. Arkivavgrensinga skal utførast i samband med postmottak og saksavslutning og vere ein integrert del av der daglege arkivarbeidet.

Arkivperiodar og periodisering

Arkivordninga i kommunen byggjer på at postjournal og arkiv blir delt i fireårige arkivperiodar, jfr arkivforskrifta § 3-12, første ledd.

Arkivperioden samsvarer med den kommunale valperioden, slik at skiljet mellom arkivperiodane går ved årsskiftet etter at det nyvalde kommunestyret har trådd i funksjon. Alle arkivskaparar skal følgje denne periodedelinga.

Periodisering av arkiv skal gjennomførast når ein arkivperiode er avslutta, og elles når viktige arkivorganisatoriske endringar tilseier det, t.d. ved skifte av arkivnøkkel. Etter periodiseringa skal den utskilte delen av arkivet frå perioden overførast til bortsetjingsarkiv.

Objektordna spesialarkiv, slik som personalarkiv, eigedomsarkiv og klientarkiv, er normalt ikkje gjenstand for periodedeling.

Bevaring og kassasjon

Arkivdokumenta dokumenterer saksbehandling og vedtak hos ein arkivskapar skal arkivleggjast og som hovudregel bevarast for ettertida. Bevaring av arkiv vil seie at arkivmateriale blir oppbevart for framtida og avlevert til arkivdepot. Kassasjon vil seie at arkivmateriale som har vore gjenstand for saksbehandling eller hatt verdi som dokumentasjon, blir tatt ut av arkivet og sletta eller destruert.

Arkivforskrifta har i § 3-20 fastsett bevaringspåbod for visse typar arkivmateriale.

Arkivlova fastset i § 9 at det ikkje er høve til å kassere arkiv utan etter løyve frå Riksarkivaren. Riksarkivaren skal i følgje arkivforskrifta § 3-21 utarbeide bevarings- og kassasjonsreglar for anna arkivmateriale. Kassasjonsreglane skal gi oversikt over kva som skal bevarast og kva som kan eller skal kasserast, eventuelt kor lenge materialet skal oppbevarast før kassasjon.

Bortsetjingsarkiv, fjernarkiv og arkivdepot

Arkiv som har blitt skilt ut etter periodedeling skal overførast til bortsetjingsarkiv.

Bortsetjingsarkivet skal normalt innehalde materiale frå dei to føregåande arkivperiodane. Arkivmaterialet bør vere ordna slik at bevaringsverdig og kassabelt materiale er oppbevart kvar for seg. Arkivskaparane har ansvaret for å halde vedlike systematikk og orden i bortsetjingsarkiv.

Etter 8 år i bortsetjingsarkiv kan materialet overførast til eit felles fjernarkiv i kommunen. Fjernarkivet skal berre innehalde arkiv med liten bruksfrekvens. Materiale som blir overført til fjernarkiv, skal vere kassasjonsbehandla. Ansvaret for vedlikehald av systematikk og orden i fjernarkivet ligg hos arkivskapar.

Etter 25 år blir arkivmaterialet avlevert til arkivdepot og ansvaret for arkivet blir overført til kommunen som organ.

Krav til arkivlokale

I § 4-1 blir det fastsett allmenne krav til arkivlokale.

Aktivt arkiv kan oppbevarast i vanlege kontorrom, jfr. arkivforskrifta § 4-2. Slike rom må likevel tilfredsstille dei generelle krava til arkivrom i arkivforskrifta §§ 4-3 – 4-9.

Arkivlokale som skal nyttast til bortsetjingsarkiv og eldre og avslutta arkiv, skal kunne klassifiserast som spesialrom for arkiv, jfr. dei spesifiserte krava til spesialrom i arkivforskrifta §§ 4-3 – 4-9.

Arkivforskrifta har desse bestemmelsane om arkivrom:

Plassering av arkivlokale

Forbod mot bruk av tilfluktsrom

Utforming, dimensjonering og innreiing

Tilsyn og reinhald

Sikring mot vatn

Forbod mot vassrør i spesialrom

Vern mot at det oppstår brann i lokalet

Brannsikring av lokalet

Vern mot brannspreiing

Klima i arkivrom

Sikring mot innbrot