Ansvar og fullmakter

Overordna arkivansvar

Kommunen har etter § 6 i arkivlova arkivplikt.
Administrasjonssjefen har i fylgje kommunelova og arkivlova ansvaret for kommunen sine arkiv, og for at organisering og oppfylging av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentleg sakshandsaming. Innhaldet i administrasjonen sitt arkivansvar er elles fastsett i forskrift om offentlege arkiv.

Administrasjonssjefen har delegert det operative leiaransvaret for arkivtenesta i kommunen til arkivleiar. Arkivleiar har fullmakt til å føra tilsyn med arkivarbeidet i kommunen og er fagleg overordna arkivpersonalet. Arkivleiar rapporterar til administrasjonssjefen.

Leiarar for administrative einingar i kommunen som fungerar som eigne arkivskaparar, er delegert det løpande ansvaret for arkivarbeidet i sine einingar. Dette ansvaret kan delegerast vidare til eigne arkivansvarlege

Arkivleiar sine oppgåver

Arkivleiar er leiar for arkivtenesta og skal gje rettleiing og føra tilsyn med arkivdanning og arkivoppbevaring i kommunen. Arkivleiar har rett og plikt til:

1. Å rapportera til administrasjonssjefen om verksemda til arkivtenesta, og koma med framlegg om tiltak som skal heva kvaliteten på arkivarbeidet
2. Å uttala seg om dei arkivmessige konsekvensane av planlagde omorganiseringar i kommunen.
3. Å utarbeida verksemdsplanar for arkivtenesta
4. Å føra tilsyn med at arkivarbeidet vert utført i samsvar med reglane i arkivplanen
5. Å føra kontroll med at dei aktive arkiva i kommunen er forsvarleg tekne vare på og sikra
6. Å ta initiativ til oppdatering/endringar i arkivplanen
7. Å verta teken med på råd når kommunen skal velja edb-baserte sak-/arkivsystem og fagsystem, og ved innkjøp av arkivmateriell, papir og skrivereidskap.
8. Å vera kontaktperson med Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS

Arkivleiar skal elles leggja vekt på desse oppgåvene:

1. Å halde seg oppdatert om den faglege og teknologiske utviklinga på arkivsektoren, og om endringar i lov og regelverk for offentlege arkiv
2. Å gje fagleg rettleiing til arkivtenesta og syta for at dei får tilbod om å utvikla sin faglege kompetanse
3. Å gje nytilsette nudsynt opplæring

Arkivtenesta sine oppgåver

I arkivforskrifta § 2-1, vert det fastsett at arkivarbeidet i eit offentleg organ som hovudregel skal utføra ei arkivteneste, under dagleg leiing av ein arkivansvarleg.

Arkivtenesta er organisert som ei sentralisert arkivteneste. Personale som arbeider med postregistrering og andre arkivoppgåver, er knytt til arkivtenesta. Arkivleiar er fagleg leiar for arkivtenesta i kommunen.

Hovudoppgåva til arkivtenesta er å kvalitetssikra dokumentasjonen av verksemda i kommunen. Arkivtenesta skal arbeida etter denne målsetjinga:

1. Arkivtenesta registrerar innkomne brev og andre førespurnadar utanfrå og kontrollerar at det vert svara på dei (journalføring og restansekontroll).
2. Arkivtenesta sikrar at arkivet dokumenterar opphavet til ei sak (inngåande skriv), sakshandsamingsprosessen (interne dokument, kommentarar, utgreiingar, osb) og resultatet av handsaminga(vedtak, avtalar, kopi av utgåande skriv, oppfylgjing).
3. Arkivtenesta syter for systematikk og samanheng i arkiva, slik at dei kan fungera som informasjonskjelde og informasjonssystem for administrasjonen, rettsleg og forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkjelder for ettertida.
4. Arkivtenesta tek vare på dokumentasjon av elektroniske arkivsystem.

Arkivdepotet sine oppgåver

Modalen kommune har inngått avtale med Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS om overføring av depotoppgåver.

Sjå Depotordning.