Allment arkivskjema

Med et allment arkivskjema mener vi et system av faste signaturer for de forskjellige arkivseriene, oppstilt i en fast rekkefølge

Målet er at alt materiale i ethvert arkiv skal kunne struktureres etter et slikt skjema, uten at det dermed øves vold på opprinnelig struktur eller proveniens. Seriene kan deles inn i underserier etter behov.

Bak utarbeidelsen av skjemaet ligger et ønske og behov for standardisering. I Norge er det utarbeidet et skjema som anbefales brukt av alle og til alle typer arkiver – både statlige, kommunale og private. Dersom alle oppbevaringsinstitusjoner følger standarden, vil brukerne raskere og enklere kunne orientere seg i de forskjellige arkivene. Den største fordelen ligger i at det i gjenfinningsmidlene – de tradisjonelle papir- og nettkatalogene – framgår hvilken rekkefølge seriene kommer i og at opplysningene kan komprimeres.

Skjemaet består av tre hovedgrupper med serier og signaturer:

• Serie A–E er forbeholdt administrative arkivserier som gjerne produseres av alle arkivskapere med en kontorfunksjon. I de fleste tilfeller er dette hoveddelen av arkivet, både i betydning og volum.
• Seriene F–O benyttes på spesialserier, og disse kan disponeres fritt og kan derfor tilpasses strukturen i hvert enkelt arkiv.
• Seriene P–Z er tenkt brukt for materiale inndelt etter særskilt funksjon (P–S), medium eller format (T–W) og diverse og referansemateriale (X–Z).