Instruks for elektronisk arkivering av saksdokument

Virkeområde

Retningslinene gjeld for alle typar system der det vert skanna saksdokument eller eigenprodusert saksdokument for seinare avlevering til depot i.

Heimelsgrunnlag

• Lov om arkiv av 04.12.92 med forskrifter; forskrift av 11.12.98 nr. 1193 (arkivforskriften) og forskrift av 01.12.99 nr. 1566
• Elektronisk arkivering av saksdokument" (forskr. nr. 1566, kap. IX)

Retningslinene omfattar:

A. Oppbygging og bruk av det elektroniske arkivet

Blanda arkivering

Arkivformat

I Austevoll kommune skal elektronisk skanna saksdokument eller eigenproduserte saksdokument konverterast til arkivformat godkjent av Riksarkivaren.

Arkivansvarleg skal definere rutinar med korleis konverteringa skal føregå, det skal etablerast rutine for kontroll med konverteringa (link til rutinar)

Følgjande format med tidspunkt for konvertering skal nyttast

B. Interne ansvarstilhøve og rutinar

Ansvar for tildeling av brukarrettar / Systemansvar

Systemansvarleg

Systemeigar i Austevoll kommune er Wenche Gloppen.

Vedkomande eller den som er peika ut som systemansvarleg har rettar til autorisasjon av alle personar i systemet med omsyn til registreringsrettar, tilgangskodar og medlemskap i tilgangsgrupper.

Arkivleiar

Leiar ved sentralarkivet er arkivansvarleg i Austevoll kommune. Vedkomande har såleis alle rettar knytt til arkiveringsfunksjonane i systemet

Arkivleiar skal i tråd med dette

• ha oversikt over den administrative og arkivtekniske strukturen i systemet samt sørge for vedlikehald og oppdatering av denne.
• følgje opp sakshandsamarane og sikre seg at desse har kunnskapar om bruken som står i høve til dei rettane dei har.

Arkivpersonalet

Arkivpersonale har tilgang til å registrere utval og medlemar. Vedkomande har også alle rettar knytt til arkiveringsfunksjonane i systemet

Saksfordelar / leiarar

• kan autorisere sakshandsamarar i systemet med omsyn til registreringsrettar, tilgangskodar og medlemskap i tilgangsgrupper innanfor dei kodane som vedkomande sjølv er autorisert for.
• kan fordele saker og journalpostar i avdelinga
• har tilgang til å opprette og ajourhalde saker og journalpostar på si avdeling

Sakshandsamar

• tilgang til å opprette og ajourhalde saker og journalposter der vedkomande er saksansvarlig
• tilgang til å klassere eigne saker
• tilgang til å avskrive eigne saker
• tilgang til å opprette utvalssaker og registrere behandlingsplan for utvalsbehandling av eigne saker

Utvalssekretærar

• har tilgang til å registrere utval og medlemar