|
Kortversjon – sak til utvalgsbehandling til ferdigbehandlet
| Dag:
|
Hva utføres:
|
| Tirsdag i samme uke som utsendelse
|
Sakslisten med oppmeldte RS- og PS-saker gås igjennom klareres. Kommunalsjef/utvalgssekretær.
|
| Onsdag
|
Innkalling utarbeides av utvalgssekretær og sendes ut. Post og mail.
|
| Onsdag møtedag (uken etter)
|
Protokoll skrives av utvalgssekretær, kommunalsjef/utvalgsleder godkjenner, utvalgssekretæren er ansvarlig for utsendelse og publisering på nett.
|
| Torsdag etter møtet (snarest mulig etter møtet)
|
Særutskrift/vedtakene ekspederes av utvalgssekretæren. Hvis parter ikke er påført returneres særutskrift til saksbehandler og han/henne må selv føre saken videre.
|
(INNKALLINGEN – skal sendes ut 7 dager før møtet er bestemt av politikere og administrasjon. Klarer du ikke å bli ferdig vil din sak komme med neste møte.) --
- Opprett saksfremlegg i sakens mappe.
- Vær bevisst på overskrift.
- Meld saken opp til de utvalgene saken skal behandles i rett rekkefølge ditt ansvar.
- Før inn aktuelle saksparter med riktig adresse. Dette for at vi skal få en rask og riktig ekspedering av særutskrifter (vedtakene) etter møtet.
- Følg saksmalen og bruk gjerne de foreslåtte overskriftene. Husk din sak er en blant mange i et helhetlig dokument og derfor er det ønskelig med samme skrifttype og samme mal.
Times New Roman str. 12 skal brukes.
- Når forslag til vedtak er skrevet er det viktig å ikke røre de røde linjene som gjør det mulig for utvalgssekretæren å få vedtaket flettet sammen til et dokument senere.
- Vurder hvilke vedlegg saken skal ha. Disse må du legge til Hoveddokumentet/saksframlegget. Når vedleggene er lagt til, må du flette ditt saksframlegg på nytt for at overskriften på vedleggene skal bli liggende nederst under vedlegg. Vedleggene skal ligge i PDF eller Word-format. Vedleggene skal være A4 format.
- Saken skal så klareres og godkjennes av overordnet rådmann/kommunalsjef/enhetsleder.
- Når saken er klarert, ferdigstilles den F og settes på KL i stedenfor RE på status.
- Din sak er nå klar for utvalgssekretæren i Ephorte.
- Når saken har vært opp i utvalget sender utvalgssekretæren ut særutskrift hvis sakspart er lagt. Inn. Hvis dette ikke er lagt inn returneres saken til saksbehandler som er ansvarlig for videreføring av saken.
|
|