Rutine for saksbehandler - sak frem til utvalgsbehandling (Utvalg teknikk, landbruk og miljø)

Kortversjon – sak til utvalgsbehandling til ferdigbehandlet

Dag:	Hva utføres:
Tirsdag før utsendelse	Mulighet for å legge inn flere RS saker til dette møtet stenges. Saksbehandler setter saken ferdig og på KL. Beskjed vil bli gitt til saksbehandlerne pr. mail. fra utv.sekretær til saksbehandlerne på TLM
Onsdag og torsdag	RS-sakene gåes igjennom og klargjøres av utvalgssekretær. Husk at overskriften skal merkes til slutt med eks. (Ref. 2011/118). Husk å skrive dette på denne ene måten slik at alle sakene blir enhetlig.
Fredag	Ved arbeidsdagens slutt skal samtlige RS- og PS-saker til møtet være ferdige klarert/godkjent og satt på KL
Mandag	Klargjøring og trykking av innkalling utføres av utvalgssekretær
Tirsdag	Papirene går med posten og sendes ut pr. mail
Tirsdag (uken etter) møtedag	Protokoll skrives, utvalgsleder/kommunalsjef godkjenner og gir hurtig tilbakemelding til utvalgssekretær
Onsdag	Særutskrift/vedtakene ekspederes av utvalgssekretæren. Hvis parter ikke er påført returneres særutskrift til saksbehandler og han/henne må selv føre saken videre.

(INNKALLINGEN – skal sendes ut 7 dager

før møtet er bestemt av politikere og administrasjon. Klarer du ikke å bli ferdig vil din sak komme med neste møte.)

Opprett saksfremlegg i sakens mappe (Rett mappe er viktig).
Vær bevisst på overskrift.
Meld saken din opp til de utvalgene saken skal behandles i rett rekkefølge.
Før inn aktuelle saksparter med riktig adresse. Dette for at vi skal få en rask og riktig ekspedering av særutskrifter (vedtakene) etter møtet.
Følg saksmalen og bruk gjerne de foreslåtte overskriftene. Husk din sak er en blant mange i et helhetlig dokument og derfor er det ønskelig med samme skrifttype og samme mal. Vi skal bruke skriftype Times New Roman str 12 og overskriftene som i mal.
Hvis du legger inn kart/tabeller sørg for at dette også kommer rett ut på utskrift ved å teste dette før levering.
Når forslag til vedtak er skrevet er det viktig å ikke røre de røde linjene som gjør det mulig for utvalgssekretæren å få vedtaket flettet til et enhetlig dokument senere.
Vurder hvilke vedlegg saken skal ha. Disse må du legge til Hoveddokumentet/saksframlegget. Når vedleggene er lagt til, må du flette ditt saksframlegg på nytt for at overskriften på vedleggene skal bli liggende nederst under vedlegg i saksfremlegget. Vedleggene skal ligge i PDF eller Word-format. Vedleggene skal være A4 format. Saken skal så klareres og godkjennes av overordnet rådmann/kommunalsjef/enhetsleder.
Din sak er nå klar for utvalgssekretæren.
Når saken har vært oppe i utvalget sender utvalgssekretæren ut særutskrift hvis sakspart er lagt inn. Hvis dette ikke er lagt inn returneres saken til saksbehandler som er ansvarlig for videreføring av saken.