|
Arkivtjenesten i sentraladministrasjonen i fylkeskommunen er organisert som en sentralisert arkivtjeneste. Ytre organer er også innlemmet i denne sentraliserte arkivtjenesten etter innføring av P360. Personale som arbeider med dokumentbehandling og andre arkivrelaterte oppgaver, er knyttet til arkivtjenesten. Arkivleder er leder for fylkeskommunens sentraliserte arkivtjeneste. Vest-Agder fylkeskommunes arkivtjeneste (Dokumentsenterets) hovedoppgave er å registrere, bevare og tilgjengeliggjøre viktig/nødvendig dokumentasjon i nåtid og fremtid i.h.t. gjeldene lovverk. Arkivtjenesten skal:
- registrere inngående brev og andre forespørsler utenfra og kontrollerer at de blir besvart (journalføring og restansekontroll).
- sikre at arkivet dokumenterer en saksopprinnelse (inngående skriv), saksbehandlingsprosessen (interne dokumenter, kommentarer, utredninger, osv.) og resultatet av behandlingen (vedtak, avtaler, kopi av utgående skriv, oppfølging).
- sørge for systematikk og sammenheng i arkivene, slik at de kan fungere som informasjonskilde og informasjonssystem for administrasjonen, rettslig og forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkilder for ettertiden.
- sørge for at det blir tatt vare på dokumentasjon av arkivrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere.
Det skal være én ansvarlig for det arkivfaglige i hver journalførende enhet som bruker fagsystemer som ikke er integrert mot P360. Vedkommende er faglig underordnet arkivleder og delegert fagansvar for arkivdanningen i fagsystemet, og har det daglige ansvaret for at postbehandling og arkivlegging skjer i samsvar med reglene i arkivforskriften og fylkeskommunens arkivplan. |
|