- Med arkivdokument menes et dokument som skal inngå i arkiv.
- Arkivdokumenter som lagres elektronisk skal være knyttet til et system som styrer all arkivering av og tilgang til dokumentene.
- System for journalføringspliktige saksdokumenter jf. arkivforskriften § 9, skal følge krav om Riksarkivarens med hjemmel i arkivforskriften § 11, har fastsatt i Norsk arkivstandard (Noark). Noark-systemer skal godkjennes av Riksarkivaren før det tas i bruk.
- Dersom et offentlig organ planlegger å lagre elektroniske arkivdokumenter i et system som ikke er Noark-godkjent, skal det sendes melding til Riksarkivaren før systemet tas i bruk. Riksarkivaren kan kreve å få seg forelagt systemet for godkjenning.
- Som ledd i vurderingen av et arkivsystem kan Riksarkivaren kreve at det blir gjennomført en test av prøve på et arkivuttrekk fra systemet, jf. § 5-2 bokstav b. Organet kan utføre test selv, dersom Riksarkivaren har distribuert verktøy for dette formålet. Riksarkivaren kan også autorisere andre instanser til å utføre eller administrere slik test.
- Statlige organer skal sende melding til Riksarkivaren om alle arkivsystemer som kan tas i bruk.
|
|