|
Generelt Iht § 2-3 i forskrift til arkivloven skal et organ normalt ha ett klassifikasjonssystem / arkivnøkkel som omfatter alle de saksområdene organet steller med. Molde kommune bruker kommunenes arkivnøkkel, K-koder. Alle saker klassifiseres etter denne nøkkelen i saksarkivet. I tillegg har vi egne arkivdeler for noen spesifikke fagområder eks: brann, elev, barn, gnr og bnr. Molde kommunes rutine I Molde kommune har vi følgende rutine:
- Arkivansvarlig i Molde kommune har ansvar for at oppdatering av arkivnøkkelen blir gjort tilgjengelig i ePhorte. Det er Kommuneforlaget på vegne av KS som har ansvar for å oppdatere kommunenes arkivnøkkel.
Klassering av saker og dokumenter.
o Når inngående brev initierer en ny sak, blir saken klassert av saksbehandler eller arkivtjenesten, som påfører arkivkode i journalen. o Arkivtjenesten er ansvarlig for å sjekke at det er påført riktig arkivkode, ihht gjeldende arkivnøkkel/ordningsprinsipp. o Hvis saksansvarlig mener at saken er påført feil arkivkode, må dette tas opp med arkivtjenesten.
o Når et utgående brev initierer en ny sak, må saksansvarlig opprette (reservere) ny sak. Dersom saken ikke er påført arkivkode, skal arkivtjenesten klassere saken ifm journalføring og kvalitetssikring av utgående brev. o Når et utgående brev registreres som ny journalpost i eksisterende sak, er saken allerede påført arkivkode.
o Når et internt dokument initierer en ny sak, må saksansvarlig opprette (reservere) ny sak. Dersom saken ikke er påført arkivkode, skal arkivtjenesten klassere saken ifm journalføring og kvalitetssikring av notatet. o Når et internt dokument registreres som ny journalpost i eksisterende sak, er saken allerede påført arkivkode. |