|
Kommunen er forpliktet etter arkivloven til å ta vare på sine arkiver og holde dem tilgjengelig for innsyn i samtid og ettertid. Dette gjelder eldre og avsluttede arkiver, både papirbaserte og elektroniske. Minimumskravene til arkivdepot er at det løpende ansvaret for eldre og avsluttede arkiv blir plassert et sted, at man har de nødvendige lokaler for å oppbevare arkivene, se depotlokaler og at det etableres rutiner for å følge kravene i arkivforskriften. Kommuner og fylkeskommuner kan overføre depotoppgaver til en interkommunal depotordning. Depottjenesten er ansvarlig for behandling av søknader om innsyn i eldre og avsluttede arkiver. Kommunen er tilsluttet Arkivsenter Sør som har overtatt oppgaven som depot for eldre og avsluttede arkiv. Ved en slik ordning beholder kommunen eiendomsretten til det avleverte materialet. Arkivsenter Sør er ansvarlig for ordning, katalogisering, vedlikehold og ekspedisjoner fra de avleverte arkivene. Depotordningen reguleres av en egen avtale mellom kommunen og Arkivsenter Sør. De mest sensitive personregistrene skal avleveres til Arkivsenter Sør senest 10 år etter at de har gått ut av bruk. Det avleverte materialet skal være renset og arkivbegrenset. Det skal også være listeført, slik at det går fram hvilke personer materialet omfatter. For nærmere regler for avlevering av personregister, se reglement depot. |