Arkivorganisering

Arkivorganisering i Alstahaug kommune

Kommunen har plikt til å holde arkiver, jf. arkivloven § 6.

Rådmannen har ansvaret for kommunens arkiv, og for at organisering og oppfølging av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter. I arkivforskriften § 1 er dette ansvaret presisert slik:

«Det overordna ansvaret for arkivarbeidet i eit offentleg organ ligg til den øvste leiinga i organet. I kommunar og fylkeskommunar er arkivansvaret ein del av det ansvaret som er lagt til administrasjonssjefen etter kommunelova § 23 eller kommuneråd og fylkesråd etter kommunelova § 20. Det kommunale og fylkeskommunale arkivansvaret omfattar òg arkiv som er avleverte til arkivdepot. Eit offentleg organ har det overordna arkivansvaret for offentlege utval som organet har sett ned.»

Arkivleders ansvar

I Alstahaug kommune utøves arkivmyndigheten av arkivlederen på vegne av rådmannen. Arkivlederen er faglig leder for arkivet, mens det er HR-sjefen som har personal- og økonomiansvar for de ansatte i arkivet.

Arkivlederen har bl.a følgende oppgaver:

• Utvikle og kontrollere kommunens arkivfunksjoner
• Lede kommunens sentrale dokumenthåndterings- og arkivarbeid
• Utarbeide arkivplan for Alstahaug kommune og vedlikeholde denne
• Ha ansvaret for utarbeidelse, opplæring og oppfølging av arkivdanningsrutiner
• Veiledning i arkivdanning og avsluttende arkivering
• Gi nyansatte nødvendig opplæring
• Er systemeier av kommunens sakarkivsystem
• Ha ansvar for at elektronisk arkivering i fagsystemene skjer etter gjeldende lov- og regelverk
• Påse at offentleglova praktiseres likt i hele organisasjonen
• Motta avleveringer av eldre og avsluttede arkiver
• Sørge for at arkivene er forsvarlig oppbevart og sikret
• Ha ansvar for at arkivlokalene tilfredsstiller kravene i lov og regelverk
• Ha myndighet til å inspisere arkiv
• Ha myndighet til å påtale forhold som bryter med gjeldende retningslinjer for arkivarbeidet
• Uttale seg om de arkivmessige konsekvensene av planlagte omorganiseringer i kommunen
• Skal tas med på råd når kommunen skal velge fagsystem
• Skal være representert i IT-rådet
• Skal holde seg oppdatert om den faglige og teknologiske utviklingen innen arkivsektoren og om endringer i lov og regelverk for offentlige arkiv
• Gi faglig veiledning til arkivets arkivpersonale og sørge for at medarbeiderne får tilbud om å utvikle egen faglig kompetanse

Arkivets organisering

Arkivet i Alstahaug kommune har tre ansatte, arkivleder og to arkivmedarbeidere. Alle de tre ansatte har 100% stillinger. En midlertidig ansatt er under opplæring i arkiv.
Arkivet er også postmottak, og tar i mot og frankerer og ekspederer papirpost og pakker.

De ansatte i arkivet har felles ansvar for

• å foreslå tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet
• å kvalitetssikre registreringene i saksbehandlingssystemet
• å foreslå, utarbeide og vedlikeholde rutiner i samarbeid med arkivlederen
• å i saksbehandlere nødvendig hjelp og opplæring

Opplæring og arkivkompetanse i organisasjonen

Grunnopplæringen i sakarkivsystemet består av spillbasert simuleringstrening levert av Sikri. Dertil kommer e-læring fra Sikri og opplæringsmoduler i KS Læring. Opplæring i sakarkiv inngår i lederopplæring og kurs for nyansatte i Alstahaug kommune. Det benyttes også kurs i forvaltningslov, offentlighetslov, klart språk og informasjonssikkerhet i KS Læring.

Det holdes fysiske kurs og en-til-en opplæring i sakarkivsystemet ved behov. Ute i enhetene er det mange ulike fagsystem der det er ansatte i enheten som har best kunnskap om systemene. Mange av fagsystemene anskaffes dessverre uten arkivleders kjennskap eller deltakelse. Arkivleder deltar i en del prosjekter der arkiv og saksbehandling har en viktig rolle, f.eks. i forbindelse med innføring av integrerbare saksbehandlingsløsninger.

Kommunalt oppgavefelleskap arkiv i Nordland (KOAN) - ansvar og oppgaver

Kommunen er tilsluttet KOAN som skal bistå i arkivdanningsspørsmål og arbeide for at verdifullt arkivmateriale fra kommunen blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for offentlig bruk, forskning og andre administrative og kulturelle forhold.

KOAN skal gi bistand på følgende måter:         

• gi råd og rettledning til medeierkommunene i spørsmål om moderne arkivdanning og stå for opplæring og veiledning knyttet til arkivsystemer og arkivrutiner.
• bistå medlemskommunene i å sikre at de kommunale arkivene ordnes, organiseres og oppbevares i medhold av lov av 4. desember 1992 nr. 126 og forskrift av 11. desember 1998 nr. 1193 (Arkivloven med forskrifter, gjeldende fra 1. januar 1999).
• arbeide for at medlemskommunenes eldre arkivmateriale blir oppsporet, ordnet, katalogisert og sikret forsvarlig oppbevaring. IKAN skal ta i mot og oppbevare eldre personregister og arkiv med personopplysninger, og kan etablere depotarkiv for eldre kommunale arkiv.
• være med på å utarbeide og sette i verk kommunale arkivplaner.
• arrangere arkivfaglige kurs og konferanser.