Tilgang til historisk arkivmateriale

Generelt

Arkivlokaler skal være sikret mot uautorisert tilgang, jfr. Riksarkivarens forskrift § 2-1.

Generelt gjelder følgende for arkivene til Lørenskog kommune:

• Adgang til elektronisk lagret materiale reguleres av tilgangsrettigheter.
• Fysisk arkivmateriale oppbevares i låste arkivrom og arkivskuffer. Bare arkivkonsulenter i dokumentsenteret og andre autoriserte personer har tilgang til disse, og må kontaktes hvis det er nødvendig å finne fram dokumenter.
• Fortrolig og sensitiv informasjon gis kun til de som er autorisert til å motta eller behandle disse opplysningene.

Adgang til fjernarkivene er styrt med nøkkelkort med personlig kode for de som har tilgang. Tilgang autoriseres av dokumentsenteret. Bruk av nøkkelkort logges. 

Når en ansatt slutter leveres nøkkelkortet inn og tilgangen opphører. Når ansatte bytter ansvarsområde skal tilgangen fjernes. 

Teamleder historisk arkiv har ansvar for oversikt over hvem som har fysisk tilgang til arkivene og for å ta stikkprøver av loggen. Loggen kontrolleres videre hvert halvår. 

Saksbehandlere i kommunen

• Saksbehandlere har tilgang til elektroniske historiske baser som er nødvendige for å utføre sine arbeidsoppgaver.
• Saksbehandlere skal få tilgang til annet materiale som er nødvendig for at de kan utføre sine arbeidsoppgaver. Se rutine Bestille saker fra historisk arkiv. 
• Saksbehandlere har ikke direkte adgang til arkivlokaler. 

Håndverkere

Når håndverkere eller andre har behov for midlertidig tilgang til arkivlokalene skal det avtales med dokumentsenteret. Vedkommende skal legitimere seg som ansatt i bedriften og tilgangsperiode skal være definert før adgang gis. Håndverkere låses inn og følges av autorisert person. Dette dokumenteres i egen samlesak i Websak. 

Det tas jevnlig ut oversikt over hvem som har hatt adgang til arkivlokalene. 

Historikere, forskere o.a.

Når historikere, forskere og andre har behov for midlertidig tilgang til arkivdokumenter skal det avtales med dokumentsenteret. Vedkommendes identitet skal være bekreftet, taushetserklæring skal være signert, og det skal være definert hvilke dokumenter det gjelder før adgang gis. Dette dokumenteres i egen samlesak i Websak sammen med årsaken til at det gis midlertidig tilgang. Det skal alltid vurderes om det er nødvendig å gi tilgang til originaldokumenter, dvs. at ordinært innsyn i kopier ikke er tilstrekkelig.