Begrepsforklaringer

WebSak+
Lavangen kommune sitt saksbehandlingssystem. Benyttes til saksbehandling, arkivering, gjenfinning og rapportering i kommunens sitt elektroniske arkiv. 

WebSak Basis:
Navn på rammen i sak- og arkivsystemet. Herfra kan man starte modulene WebSak Arkiv, WebSak Administrasjon, WebSak Saksbehandling, ACOS Møte og ACOS Ledelsesinformasjon (ulik modultilgang for ulike brukergrupper). Byggesaksansvarlige og superbrukere på servicekontoret har tilgang til denne. 

-WebSak Arkiv
Lavangen kommune sitt elektroniske arkivverktøy. Benyttes av Arkiv til journalføring, oppfølging av dokumentproduksjon, gjenfinning og rapportering.

-WebSak Administrasjon
Navn på verktøy som benyttes av systemadministrator av WebSak.

-WebSak Saksbehandling
Saksbehandlerklient med samme funksjonalitet som WebSak+. Lavangen kommune sine historiske baser, admin. er tilgjengelige i denne klienten.

-ACOS Møte
Navn på verktøy som brukes til å støtte arbeidsprosessene i forbindelse med organiseringen av møter.

- ACOS Ledelsesinformasjon
Navn på statistikk- og analyseverktøy knyttet til kommunens sine WebSak-databaser. 

(Videre i denne rutinebeskrivelsen benyttes kortformen sak når det henvises til arkivsak.) En sak består av ett eller flere dokumenter som er knyttet sammen under et felles saksnummer i det elektroniske arkivet. Man får ikke registrere et dokument uten å knytte det til en sak, så det må opprettes ny sak når det opprettes eller mottas dokumenter som ikke kan knyttes til en allerede opprettet sak. Det nye dokumentet knyttes til saken i form av en ny journalpost. 

Et dokument er ofte omtalt som en journalpost, det kan være et inngående, utgående eller internt dokument. En journalpost er altså et journalført dokument i arkivet. Et dokument vil alltid være tilhørende en sak, og en sak kan ha alt fra ett til hundrevis av dokument.

I en sak kan en finne en eller flere journalposter som hører sammen, har en likhet eller sammenheng.

Dokument og saksdokumenter er to ord som betyr det samme. Det er brev, notater, saksframlegg eller annet medium som lagrer informasjon som er relevant for en sak. Et (saks)dokument kan være hoveddokument eller vedlegg og vil alltid være knyttet til en journalpost. Et saksdokument kan forefinnes i ulike versjoner, varianter og formater. 

Man kan se på journalposten som en ”konvolutt” som minimum inneholder selve ”brevet” (hoveddokumentet), men som også kan inneholde et eller flere vedlegg. Da er ”brevet” og vedleggene forskjellige saksdokumenter som er samlet i samme konvolutt, altså i samme journalpost.  

Det registreres ulike journalpostopplysninger, for eksempel tittel, avsender/mottaker, om det er brev til eller fra Lavangen kommune, hvem som er saksbehandler osv. Ved journalføring kontrollerer og kvalitetssikrer arkivet disse opplysningene og gjør de tilgjengelig i offentlig journal. 

Dokumenttyper 

Alle dokumenter i Acos registreres i form av en journalpost med eventuelle vedlegg. Journalposten har alltid en dokumenttype.  

Følgende dokumenttyper benyttes ved registrering av nye journalposter: 

All arkivverdig inngående post (også epost og skjema) som Lavangen kommune mottar fra ekstern avsender skal journalføres. Arkivverdig post danner grunnlag for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon.  

Inngående post skannes i hovedsak av saksbehandler selv og journalføres av arkivet. Arkivet håndterer epost som er mottatt i kommunens sitt felles epostmottak, men saksbehandler skal selv registrere inngående epost han har mottatt direkte på rett sak. 

Inngående journalposter som ikke er avskrevet fremkommer hos saksbehandler i kurven "Til behandling" og senere Forfall. Inngående journalposter må og skal avskrives. 

All utgående post (også epost) som kommunen produserer for utsendelse til eksterne adressater, for eksempel til klager, innklaget, samarbeidspartnere, leverandører, fylkeskommuner osv. 

Interne dokumenter (notater, rapporter osv.) som krever oppfølging og avskriving i journalen.  

N-notat skal benyttes som korrespondanse mellom enheter /saksbehandlere internt i kommunen. N-notat som ikke er avskrevet fremkommer hos saksbehandler i kurven Til behandling og senere Forfall. N-notat må og skal avskrives. N-notat kan ikke benyttes til korrespondanse der mottaker er ekstern. 

Interne dokumenter (notater, rapporter osv.) som er relevante for saksbehandlingen og arkivverdige.  

X-notat kan benyttes som korrespondanse mellom enhetene/saksbehandlerne internt i kommunen eller knyttes til en sak uten at noen mottaker er angitt. X-notat kan ikke benyttes til korrespondanse der mottaker er ekstern. X-notat krever ikke oppfølging og skal derfor ikke avskrives. 

Dokumenter som benyttes når en sak skal legges fram for behandling i et politisk utvalg. Saksframlegget inneholder administrasjonens utredning og eventuell innstilling i saker som skal behandles i politiske organer. Saksframlegg knyttes til en sak uten at noen mottaker angis.  

Alle journalposter har en journalstatus som sier noe om hvor langt arbeidet med saksdokumentene har kommet i saksbehandlings- og arkiveringsprosessen.  

R – Reservert. Saken er opprettet og reservert av saksbehandler. (under arbeid. Journalpostene er redigerbare) 

S – Journalposten er registrert av saksbehandler (Registreringsopplysninger kan redigeres.) 

F – Ferdigstilt. Saksframlegg eller utgående journalpost sendt til godkjenning kan få status F når journalposten er godkjent. Status F betyr ikke at dokumentet er ekspedert (sendt til en mottaker). Journalposten er låst for redigering. 

E- Ekspedert. Utgående journalposter får status E når det er ekspedert til mottaker, enten på epost, papir eller via annen ekspederingskanal. N-notater får status E når det er ekspedert til en intern mottaker. Journalposten er låst for redigering. 

J – Journalført. Alle journalposter som arkivet har kvalitetssikret. Journalposter med status J vil bli tilgjengeliggjort for innsyn dersom de ikke er skjermet.  

Skjerming, merknader og noen oppgavetyper kan påføres en journalpost selv om den er låst for redigering. 

Alle saker har en status som sier noe om saken er under behandling, avsluttet med mer.  

Saker kan ha følgende status: 
R - Reservert. Saken er opprettet og reservert av saksbehandler. 
B - Behandles. Saken er under behandling og kontrollert av arkivet. 
A - Avsluttet.  Saken er avsluttet. Det er bare arkivet som kan avslutte og gjenåpne saker 
U - Utgår. Saken ikke lenger aktuell for å registrere nye journalposter eller annen saksinformasjon. 
X - Ingen oppfølging.  Saken er ikke gjenstand for oppfølging. 

Ordet restanse i saksbehandlersammenheng betyr at du har post du må avskrive. Det vil si du har post som du må lese og besvare eller du har sendt ut post som du må følge opp. Du kan også avskrive post ved å ta det til etterretning. Du kan ha restanse på både inngående og utgående brev og det kan være knyttet en frist for når oppfølging skal skje. Dette angis som forfallsdato. Det er den enkelte journalpost som har restanse, ikke en hel sak. 

Å avskrive betyr å registrere opplysninger tilknyttet en journalpost om når og hvordan behandlingen av innholdet i journalposten er avsluttet. Avskrivning av en journalpost gjør at journalposten forsvinner fra restanse- og forfallsliste hos ansvarlig saksbehandler. Det er journalposter som avskrives, ikke saker. Saker avsluttes når de er ferdigbehandlet.  Nedenfor er en oversikt over hvilke avskrivningmåter som finnes for ulike dokumenttyper: 

Til saker, journalposter og saksdokumenter kan man knytte merknad til registreringen. Merknad brukes til påføring av tilleggsinformasjon som er relevant i forbindelse med saksbehandlingen, men som ikke nødvendigvis trenger å være et eget saksdokument. 

Oppgaver benyttes for å sende journalposter på saksgang, for eksempel til godkjenning eller til uttalelse. På en oppgave angis mottaker og eventuelt merknad. 

Klargjøring og utsendelse av ferdigproduserte saksdokumenter til angitt mottaker.  

Ekspedering foregår elektronisk gjennom digitale ekspederingskanaler (SvarUt, SDP etc), (evt. på epost).  

Notater ekspederes direkte til mottakere ved ferdigstillelse. 

Sakstype er et felt på saksnivå som benyttes for å kategorisere saker. Sakstype kan brukes som grunnlag for sortering og rapportering. Det er også en angivelse av hvilke rutiner en sak skal behandles etter. 

Skjerming av saker, journalposter og saksdokumenter benyttes for å angi unntak fra offentlighet på offentlig journal eller for å sikre skjerming av registreringsopplysninger og dokumenter internt i kommunen. Skjerming påføres ved å angi en tilgangskode (for eksempel UO – unntatt offentlighet), et nivå for hvor mye data som skjermes og en lovhjemmel for skjermingen. 

Autorisasjon til å lese skjermet informasjon i systemet knyttes til tilgangskode. Ulike brukere er autorisert for ulike tilgangskoder for å differensiere hvem som kan lese hvilken informasjon.