UNDER ARBEIDFangst av opplysninger fra telefonsamtale, Skype, SMSog sosiale medierOgså i kanaler som oppfattes som mer uformelle/muntlige, kan det komme frem opplysninger som skal registreres i Websak. Det er ikke hvilken kanal opplysningene kommer i, men innholdet som avgjør om de skal registreres. Alle opplysninger som forplikter kommunen på et eller annet vis, som har verdi som dokumentasjon og er gjenstand for saksbehandling skal registreres. TelefonsamtaleTelefonsamtaler og muntlige konferanser, dokumenteres i Websak Fokus, enten med merknad på journalpost eller ved å legge til et eget notat på saken. En kan også be samtalepartner om å sende opplysningene skriftlig, f.eks. på e-post, eller selv utarbeide et kort referat av samtalen, journalføre referatet og sende til samtalepartner. SkypeJournalverdige Skype meldinger, som er sendt direkte til saksbehandler, skal registreres i Websak Fokus. Alle Skype meldinger lagres automatisk i Outlook under diskusjonslogg og kan arkiveres i Websak Fokus på samme måte som e-post. SMSKommunen har ikke praksis for å saksbehandle via sms. Henvendelser til kommunen som skal journalføres og saksbehandles bør rettes til kommunens e-postmottak. SMS, sendt direkte til saksbehandler, som har verdi som dokumentasjon og er gjenstand for saksbehandling, skal registreres i Websak Fokus. SMS kan registreres inn i Websak Fokus på følgende måte:
- Videresend SMS-en til din kommunale e-postadresse. E-posten arkiveres på vanlig måte i Websak.
- Har du ikke e-post på din telefon, videresend SMS-en til en kollega som har e-post på telefon, og han/hun sender den igjen til din kommunale e-post adresse, og du sørger for å «arkivere i Fokus»
Sosiale medierDet er opplyst på kommunens Facebookside at det ikke drives saksbehandling via denne kanalen. Forespørsler eller kommentarer som medfører saksbehandling og arkivering, vil bli henvist til andre kanaler. |
|