Internt ansvar

- Arkivleder

- Arkivansvar på etater, avdelinger og ytre enheter

- Saksbehandlers arkivansvar

- Behandlingsanvarlig for personopplysninger

- Arkivgruppe

Arkivleder

Arkivleder er faglig leder for arkivarbeidet i kommunen. Arkivarbeidet skal som hovedregel utføres av en egen enhet som er under daglig ledelse av arkivleder. Arkivleder har fullmakt til å instruere saksbehandlere og arkivpersonale i arkivfaglige problemstillinger og skal til en hver tid være oppdatert på den faglige utviklingen av arkivsektoren.

Arkivansvar på etater, avdelinger og ytre enheter

Etatsjef/virksomhetsleder/institusjonsleder er delegert det administrative ansvaret for at organisering og oppfølging av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling og de reglene som er fastsatt i arkivplanen. Etatsjef/virksomhetsleder/institusjonsleder skal peke ut arkivansvarlig i sin etat/virksomhet forutsatt at etaten/virksomheten/institusjonen har arkiv. Arkivansvarlig er underordnet arkivleder i arkivfaglige spørsmål. Instruksen gjelder for alle som er utpekt som faglig arkivansvarlig i Molde kommune. Arkivansvarlige kan selv utføre tjenester innenfor dokumentbehandling og arkiv.

Ordningen med sentralarkiv innebærer at arkivansvarlig i ytre enheter/etater kun er ansvarlig for dokumenthåndteringen i egen enhet og for evt. seriearkiv (objektarkiv) som til en hver tid befinner seg der.

Administrativ plassering

Arkivansvarlige er administrativt underlagt leder i sin enhet. Arkivfaglig er arkivansvarlige underlagt arkivleder og skal rapportere til denne og til nærmeste overordnede linjeleder.

Ansvar

• Arkivansvarlig har et operativt faglig ansvar for enhetens samlede arkivtjeneste.
• Arkivansvarlig skal påse at arkivarbeidet følger lover og bestemmelser, og at arbeidet utføres på en rasjonell og effektiv måte i henhold til bestemmelsene i denne planen.
• Arkivansvarlig har ansvar for å bringe arkivfaglige problemer i de ulike enheter videre til arkivleder.

Arbeidsoppgaver

• Arkivmedarbeider skal utføre det løpende arkivarbeidet i henhold til lover, bestemmelser og arkivreglementet i arkivplanen.
• Arkivmedarbeider skal utføre arkivbegrensning og registrering i tråd med retningslinjene slik at saksoversikt og sakskontroll kan etableres.
• Arkivmedarbeider skal sørge for rasjonell dokumentflyt slik at rette vedkommende får all aktuell dokumentasjon.
• Arkivmedarbeider skal utføre arkivleggingen i henhold til vedtatte og godkjente systemer og oppstillingsplaner.
• Arkivmedarbeider er ansvarlig for at arkivene til enhver tid er oppdatert (versjonskontroll).
• Arkivmedarbeider skal sørge for rasjonell betjening av arkiver og dokumentsamlinger, og for at betjeningen følger retningslinjer for bruk og lån av arkivmateriale.
• Arkivmedarbeider skal holde oversikt over dokumentasjonen i sine fysiske arkiver og databaser.
• Arkivmedarbeider skal utføre kassasjonsarbeide i tråd med gjeldende retningslinjer.
• Arkivmedarbeiderne plikter å ta nødvendig opplæring for tilfredsstillende å kunne utføre sine oppgaver.

Følgende definering finnes i saks- og arkivsystem for arkivansvarlig:

Arkivansvarlig ARK1 - Arkivarer på Dokumentsenter - Autorisasjon av tilgangskoder hele organet og systemansvarlig for enkelte menyvalg i saks- og arkivsystem.

Arkivansvarlig ARK2 - Sekretær/konsulent på enhetene som har arkivrolle for sin enhet i saks- og arkivsystemet, autoristert for tilgangskoder for egen enhet.

Saksbehandlers arkivansvar

Saksbehandler har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase.

Saksbehandler er ansvarlig for at alle saksdokumenter de arbeider med, som er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon blir arkivlagt.  Saksdokument som ihht. Offentlighetsloven § 4 er å regne som saksdokument for organet. En sak kan defineres som en forespørsel som er til behandling. Dokumentene i en sak skal holdes samlet.

Administrativ plassering:

• Saksbehandler er administrativt underlagt leder i egen enhet.
• Saksbehandler er underordnet arkivleder i arkivfaglige spørsmål og er til enhver tid pålagt å følge gjeldende rutinebestemmelser.

Ansvar:

• Kontrollere at mottatte brev er registrerte i riktig sak og med riktig tilgangskode/gradering/lovhjemmel og saksbehandler. Dette gjelder uansett hvilke medium dokumentet mottas på og via.
• Påse at brev (inkl. e-post og telefaks) som kommer direkte til saksbehandler blir journalført.
• Påse at overskriften på utgående brev er dekkende og at brevet kun omhandler en arkivsak.
• All saksbehandling skal skje i kommunens sak/arkivsystem eller fagsystemer. Absolutt ingen kommunale dokumenter skal lagres i personlige filer/mapper.
• Saksbehandler skal registrere egne utgående brev, notater og mottatte/sendte eposter i sak/arkivsystemet – dvs. alt som mottas som ledd i saksbehandlingen og har verdi som dokumentasjon.
• Registrere selv eller gi beskjed til arkivet ved overføring av sak til annen saksbehandler.
• Saksbehandler har ansvaret for at materiale de låner ut fra arkivet blir registrert som utlånt og at materialet blir returnert i samme stand som før utlånet innen rimelig tid. Saksbehandler kan ikke låne arkivmateriale videre til andre uten at dette blir registrert.
• Saksbehandler har ansvaret for oppfølging av saker - restanseoppfølging.

Behandlingsanvarlig for personopplysninger

Behandlingsansvaret i en kommune ligger etter personopplysningslova til den øvste ledelsen dvs. rådmannen. Etatssjefen/ enhetsleder står for den daglige ledelsen for oppfylling av den behandlingsansvarliges plikter. Den behandlingsansvarlige skal sørge for at personopplysningene som blir behandlet:

• bare blir behandlet når det er tillatt etter §§ 8 og 9 i Personopplysningslova.
• bare blir brukt til uttrykkelig oppgitt formål som er saklig grunngitt i den behandlingsansvarlige virksomhet.
• ikke brukes til formål som ikke er i samsvar med det opprinnelige formålet med innsamlinga, uten at den registrerte samtykker.
• er tilstrekkelige og relevante for formålet med behandlinga
• er korrekte og oppdaterte, og ikke blir lagret lenger enn det som er nødvendig utifra formålet med behandlinga

Senere behandling av personopplysningene for historiske, statistiske eller vitenskapelige formål er ikke uforenlig med de opprinnelige formålene med innsamlinga av opplysningene, jf. første ledd bokstav c, dersom samfunnets interesse i at behandlingen finner sted, klart overstiger ulempene den kan medføre for den enkelte.

Fra og med 01.01.2001 erstattet Personopplysningsloven den gamle Personregisterloven. I følge den nye loven kreves det i utgangspunktet konsesjon for å behandle sensitive personopplysninger. Flere unntaksregler medfører imidlertidig for en kommune at svært få edb-systemer eller papirregistre trenger konsesjon. De fleste elektroniske systemene med personopplysninger og papirbaserte sensitive personregistrene i en kommune vil kun være meldepliktige (skal skje hvert 3.år) Meldeplikt innebærer å gi Datatilsynet melding om rutiner og ansvar knyttet til bruken av personopplysningene. For øvrig vil meldeplikten også omfatte sensitive personregistre som tidligere var unntatt konsesjonsplikt, som for eksempel pasientjournaler.
Kontroller er registeransvarlig og har ansvaret for at lover og regler blir fulgt.
Kommunens ledelse kan imidlertid ikke fraskrive seg sitt "rettslige" behandlingsansvar. Ved eventuelle lovbrudd er det kommunen, representert ved ordføreren, som er rettslig ansvarlig og som kan saksøkes og pådra seg straffeansvar.

Arkivgruppe

Arkivgruppe skal fungere som en styringsgruppe/samlingsgruppe for arkivarbeidet i kommunen. Møter/kurs minst to ganger i året og med representanter fra alle resultatenheter som har arkivpersonell med mulighet for deltakelse på IKA sin kontaktkonferanse.

Gjennom arkivgruppe skal en jevnlig kunne fange opp arkivfaglige problem på ulike nivå og diskutere muligheter for løsinger på problemene. Arkivgruppa skal ledes av arkivleder/hovedarkivar

Arkivgruppa i Molde kommune består av:

• Arkivarer på Dokumentsenter - Arkivansvarlig ARK1 - Autorisasjon for nødvendige tilgangskoder for hele organet.
• Sekretær/konsulent som har arkivrolle for egen enhet i saks- og arkivsystemet og har ansvar for arkivserier i ulikt fagsystem og historisk arkivmatriell tidligere organisering.- Arkivansvarlig ARK2.
• Arkivleder/hovedarkivar