Operativt og faglig ansvarKommunedirektør har delegert det operative og faglige ansvaret for arkivtjenesten i kommunen til arkivleder. Enhetsleder har ansvar for arkivet i egen enhet i samsvar med det administrative ansvaret som er gitt denne. Ved sentralisering av arkivene vil det overordnede ansvaret for å sikre og vedlikeholde dokumentasjonen overføres til sentralarkivet og enhetsleder for denne. Enhetsleder vil fortsatt ha ansvaret for at dokumentasjon som er viktig for saksbehandling og rettslig bevisførsel, kommer til dokumentsenteret for registrering og arkivering. Arkivleder er underlagt Servicetorget og rapporterer til kommunalsjef for Stab/Støtte.
FullmaktArkivleder har fullmakt til å føre tilsyn med arkivdanningen og arkivarbeidet i kommunen og er faglig overordnet arkivpersonalet. Arkivleder har dermed fullmakt til og skal :
- tas med på råd når kommunen skal ansette medarbeidere i arkivtjenesten og gi nyansatte nødvendig opplæring.
- tas med på råd når kommunen skal velge edb-baserte sak-/arkivsystem og fag systemer, og ved innkjøp av arkivmateriell, papir og skriveredskap.
- være representert i utvalg som behandler saker av betydning for kommunens dokumenttjeneste og arkivvirksomhet, og skal avgi uttalelser i saker som angår arbeidsområdet.
- konsulteres og få uttale seg om de arkivmessing konsekvensene av planlagte omorganiseringer i kommunen.
Arkivleders ansvar
- utarbeide arkivplan som gjelder hele kommunen, gjøre oppdatering/endringer av arkivplanen..
- påse at arkivvirksomheten er i samsvar med gjeldende lover og reglement og at arbeidsoppgavene utføres på en rasjonell og effektiv måte slik at brukerne får den service og de tjenester de har krav på.
- gi rettledning og føre tilsyn med arkivdanning og arkivoppbevaring i kommunen.
- holde seg oppdatert om den faglige og teknologiske utviklingen på arkivsektoren, og om endringer i lover og regelverk for offentlige arkiver.
- gi faglig veiledning til arkivpersonalet og sørge for at arkivmedarbeiderne får tilbud om å utvikle sin faglige kompetanse og holde seg oppdatert om den faglige utviklingen.
- gi opplæring til organisasjonens og foretakenes ansatte.
- være ansvarlig for arkivene i de kommunale foretakene på lik linje med kommunens arkiv.
- føre tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglene i arkivplanen.
- føre kontroll med at arkivene i kommunen er forsvarlig oppbevart og sikret.
- rapportere til ledelsen i kommunen om virksomheten til arkivtjenesten og legge fram forslag om tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet.
- være kontaktperson til arkivdepot
|