Arkivstruktur for elektronisk arkiv og papirarkiv

1. januar 2010 gikk Folldal kommune over til full elektronisk arkiv.  Saker som behandles administrativt eller som skal tas opp i kommunestyre, formannskap eller et av de andre utvalgene i kommunen skal journalføres og saksbehandles i kommunens elektroniske sak og arkivsystem – ESA, gjeldende versjon er 8.1.2.

Ansettelsessaker opprettes i VISMA og integreres med ESA (våren 2015)

Alle dokumenter det skal svares på og/eller som blir gjenstand for saksbehandling skal journalføres i ESA Disse dokumenter blir påsatt K-kode. Folldal kommune anvender K-koder, kommunenes arkivnøkkel, 2012 – 2015 til klassifisering/gjenfinning. Papirversjon av inngående dokumenter scannes inn og papirversjonen tas vare på i et halvt år. Saker som skal til  teknisk og landbruk påføres gnr/bnr(objektkode)  i stedet for k-koder.  Her blir papirversjonen lagt i gardsmappene.  Samme prinsipp gjelder for personalarkivet og elevarkivet (se skolens rutiner)

Juridiske dokumenter, som skjøter, avtaler, kontrakter osv. scannes inn og de originale, underskrevne dokumentene settes i mappe på dagsarkivet.

Tolga kommune nytter NOARK 4 som arkivformat.

Følgende arkivdeler benyttes: