|
NB: Må gjøres etter det har vært produsert saksprotokoller (se eget avsnitt) Formål Sikre at saker som har hatt politisk behandling, sluttbehandles på rett måte. Ansvar Møtesekretær/servicentoret har ansvar for å sende melding om vedtak og klargjøre saken videre til endelig arkivering. Rutine for saksbehandler
(I Windows-versjonen) Behandling - etterarbeid. Velg riktig utvalg og dato.og klikk Liste. Sakslisten kommer opp*. Høyreklikk på saken som skal ha vedtak, slik at den blir blå. Velg i menyen: "Lag melding om vedtak". Nytt bilde kommer opp, dersom saken er unntatt offentlighet, påse at graderingen er med, samt B-gruppe ( at det blir rosa) og at det er DINE initialer. Deretter "produser dokument" Nå flettes og produseres vedtaket.
Dersom saken har hatt vedtak tidligere kommer det opp boks med "Eksisterende rapporter(er)" kan være en eller flere opplistet i denne boksen. Klikk da "Ny" og produser dokument-bildet kommer opp (les ovenfor vedr unntatt off.) Når vedtaket er kommet opp (Word-side), må det kontrolleres at det er det riktige vedtaket som er blitt flettet. Kontroller mot papirversjonen du har i hånden (eller allerede satt i permen, reol). Dersom noe avviker, eller at det har blitt noe feil på flettingen må det rettes opp. Oppretting dersom feil vedtak: Gå tilbake i "Etterarbeid til møte" (* se stjernetegn lengre opp) Høyreklikk på saken, velg "vis arkivsak". Nå kommer gulbildet opp på saken. Gå til fanekort 6, journalposter og klikk på journalposten som heter " Saksprotokoll", gå oppe på tekstdokument - vis. Nå åpnes det riktige vedtaket, merk vedtaket og kopier. Tillegg og lukk på vifte. Gå tilbake til Word-dokumentet som har melding om vedtak - lim inn. Påfør adresse - hvem skal ha brevet og adresse til mottaker. Utvalget mangler flertallsform, påfør ett -ett for eksempel Administrasjonsuvalget Påfør overskriften i fet-skrifttype, selve teksten ( vedtaket) str 12 Dersom noen skal ha kopi av vedtaket, må det påføres nederst på arket. Hovedregelen er at alt som har med penger å gjøre, skal Astafjord lønn og regnskap ha kopi av. Skriv ut. Tillegg - vifte ( lagre) "Alle dokumenter er ferdig og ekspedert av saksbehandler", ok Hva gjøres med papir-vedtaket? Det underskrevne vedtaket underskrives og stemples. Ta 2 kopier ( evt flere, dersom kopimottakere) Orginalen sendes mottaker, kopi til arkiv og kopi til arkivbok. Det arkivverdige dokumentet legges inni omslaget( saken). Omslaget gjennomgås og evt. doble kopier fjernes. Inni her skal de evt. skriftlige forslagene fra representantene ligge. Deretter legges det på grovsortering i hvelvet eller legges direkte i arkivet. Saker ( som har vært oppe til politisk behandling ligger i hvitt omslag) skal legges i riktig gul-mappe i arkivet etter det er blitt påført tittel, saksn og dato på forsiden av gulmappen. Hvilke saker skal IKKE produseres melding om vedtak:
- Godkjenning av protokoll
- Referatsaker
- Saker som skal videre til andre utvalg/styre
- Saker som utsettes
|