|
Alle offentlige organ med papirarkiv skal ha kopibok Kopibok er gjenpart av alle utgående brev. Formålet med kopibøker er å sikre en gjenpart hos kommunen. De er til vanlig ordnet kronologisk i en ringperm, med de eldste kopiene først. Kopiboka er dermed et register, hvor registerpostene i seg selv er dokumentene. Det må til enhver tid påses at det settes inn ett eksemplar av utgående post i kopiboka.(ringpermen) Når ringpermen er full, må den gjennomgås før den settes bort. Klikk "alle journalposter", skriv U ( utgående post) trykk enter to ganger. Bla ned til der journalposten i kopiboka begynner, bla i kopiboka samtidig som det kontrolleres på ESA at dokumentet eksisterer. Dersom det mangler i kopiboka, let først i arkivet. Finnes det ikke der, må det skrives ut og få underskrift av saksbehandler, kopieres - en til kopiboka og en til arkivet. Kopiboka skal arkiveres og om mulig innbindes. |