|
Pkt.
|
Beskrivelse
|
Ansvarlig
|
| 1
|
Kommunens sosiale medier
- Lavangen kommune får henvendelser via sosiale medier. Det er opprettet kommunal facebook og flickr- konto. I tillegg har både samisk avdeling og bibliotek egne kontoer på facebook.
- henvendelsene besvares/videreformidles fra eksterne avsendere
- Det kan også skje at det kommer henvendelser via private medier eller sms til ansatte i etat/avd. Da er disse selv ansvarlig for å evt. viderebringe dette til postmottak
|
servicekontoret/avd/etat
|
| 2
|
Mistanke om spam- henvendelse
- Spam-henvendelse kommer via sosiale medier. Hvis det kommer mistenkelig spam, må det ikke trykkes på linker i disse eller åpnes eventuelle vedlegg. Kontakt IT brukerstøtte ved behov.
|
servicekontoret/IKT-avd
|
| 3
|
Mottak av meldinger med trusler Ved mottak av meldinger med trusler mot ansatte eller tjenester informeres rådmann umiddelbart (Rutiner etter beredskapsplanen)
|
servicekontoret/rådmann
|
| 4
|
Ikke-arkivverdige henvendelser
- Henvendelse sendes videre til mottaker eller slettes
|
servicekontoret avd/etat
|
| 5
|
Arkivverdig henvendelse
- Skrives ut og registreres etter postrutiner
|
servicekontoret avd/etat
|
| 6
|
Bekreftelse på at henvendelse er mottatt
- Dersom avsender ber om bekreftelse på at henvendelsen er mottatt, skal den gis snarest etter at henvendelsen er mottatt.
- Dersom henvendelsen registreres som et saksdokument, skal den inneholde opplysning om saksnr som må benyttes ved senere kontakt. Tekst ved bekreftelse av henvendelse: «Vi har mottatt din henvendelse. Ved senere henvendelser bes saksnr oppgis.»
|
servicekontoret
|
| 7
|
Behandling av henvendelser som er feilsendt eller har mangler
- Dersom en henvendelse er sendt til oss som feil adressat, skal meldingen videresendes korrekt adressat med kopi til avsender. Dersom det ikke er mulig å videresende, returneres den med opplysning om at vi ikke er korrekt adressat.
- Dersom det er feil/mangler ved en henvendelse (feil filformat, mangler eller feil ved opplysninger, vedlegg mm), skal avsender gis beskjed om dette dersom det har betydning for behandling av henvendelsen.
|
servicekontoret
|