Retningslinjer for bevaring og kassasjon

Generelt om bevaring og kassasjon

For arkivmateriale skapt før 1950 gjelder arkivforskriftens § 3-20. Her heter det at alt arkivmateriale eldre enn 1950 skal bevares etter at arkivbegrensning er utført.

Det er kommet nye regler for bevaring og kassasjon av arkiv skapt av kommunal forvaltning etter 1950. "Bevarings- og kassasjonsbestemmelser for fylkeskommunale og kommunale arkiv skapt etter 1950", og inngår som nytt kapittel IV i Forskrift om endring i forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver – også kalt Riksarkivarens forskrift – som kom i desember 1999. Tidligere Kapittel IV og V oppheves. Nye bevarings- og kassasjonsbestemmelser for fylkeskommunale og kommunale arkiv skapt etter 1950 gjelder fra 1. februar 2014.

Bestemmelsene utgjør et minimumskrav og angir kun hvilke sakstyper som ikke kan kasseres. For funksjoner og oppgaver som kommer til som nye eller som ikke er beskrevet i disse bestemmelsene, skal alt arkivmateriale bevares.

Kassasjonsplan for Lavangen kommune

Det er kommunen selv som må ta stilling til, og bestemmer, om materiale som ikke skal langtidsbevares skal kasseres. Kassasjon av enkelte sakstyper er med andre ord en mulighet - ikke en plikt.

Bestemmer man seg for å kassere visse sakstyper skal det fastsettes kassasjonsfrister som angir tidligste tidspunkt for tilintetgjøring. Disse fristene skal nedfelles skriftlig. Det vil i praksis si at det må utarbeides kassasjonsplaner med oversikt over hva som kan kasseres og når dette tidligst kan gjennomføres. Slike oversikter hører naturlig hjemme i kommunens arkivplan, og utarbeides i nært samarbeid med Arkiv i Troms.

Lavangen kommune skal i tråd med nye bestemmelser utarbeide egen kassasjonsplan i samarbeid med Arkiv i Troms og andre kommuner i Troms. Inntil videre skjer ikke kassasjon uten rådføring av Arkiv i Troms på forhånd.