Retningslinjer for elektronisk arkivering av saksdokumenter

1. Virkeområde

Disse reglene gjelder for arkivdanning i alle elektroniske system i Lavangen kommune som produserer elektronisk dokumentasjon. Det vil si der både de innkommende og/eller de egenproduserte saksdokumentene blir behandlet og lagret i elektronisk form. Disse skal senere avleveres i elektronisk form til arkivdepot.

Formålet med konverteringen er å sikre langtidsbevaring av arkivverdig informasjon, og sikre dokumentene slik at de framstår som komplette og uendrete. Arkivdokumenter skal være beskyttet mot uautoriserte endringer.

2. Oppbygging og bruk av det elektroniske arkivet

Det elektroniske arkivet i Lavangen kommune omfatter følgende arkivdeler i ESA:

• Saksarkiv - K-Koder (SAK) med møtebøker fra alle politisk oppnevnte styrer, råd og utvalg
• Personalarkiv (PER)
• Barnehagebarn /Elev– spes.ped (BARN)
• Byggesaksarkiv – (BYGG)
• Delingsarkiv – (DELING)
• Gårdsarkiv (GÅRD)
• Visma flyt skole (V)

Det elektroniske arkivet i Lavangen kommune omfatter følgende arkivdeler i Acos: 

• Saksarkiv - K-Koder (SAK) med møtebøker fra alle politisk oppnevnte styrer, råd og utvalg
• Personalarkiv (PER)
• Elevarkiv – spes.ped (ELEV)
• Barnehagebarn – spes.ped (BARN)
• Byggesaksarkiv – (BYGG)
• Delingsarkiv – (DELING)
• Gårdsarkiv (GÅRD)
• Visma flyt skole (V) 

3. Arkivformater

I Lavangen kommune skal saksdokumenter i det elektroniske arkivet konverteres til godkjent arkivformat så snart de er ferdigstilt evt senest ved avslutning av mappe. 

Følgende formater med tidspunkt for konvertering skal benyttes:

Fremstillingen av arkivversjoner med komprimerte JPEG-filer, MP3 lydfiler og MPEG-2 videofiler skal skje slik at dette ikke medfører ytterligere komprimering og svekket bilde- eller lydkvalitet.

4. Periodedeling

Arkiv Troms er, i samarbeid med kommunens arkivleder og IT-ansvarlig, ansvarlig for utarbeidelse og vedlikehold av rutiner for periodedeling