|
Offentlighetsprinsippet Både postjournaler og saksdokumenter som produseres av et forvaltningsorgan skal som hovedregel være offentlig tilgjengelig. Såfremt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov, har enhver rett til å få gjøre seg kjent med det offentlige innholdet i en forvaltningssak, jfr. offentlegelova § 3. Rutiner for publisering av postjournal For at publikum skal kunne holde seg orientert over hvilke saker som er til politisk behandling legger Lavangen kommune ut sakspapirer på sine nettsider. Inngående og utgående dokumenter legges ut på elektronisk postliste to dager etter postføring/ferdigstilling av dokumenter. Før utlegging av offentlig journal, kvalitetssikrer arkivtjenesten aktuelle journalposter. Tilgang til dokumenter Publikum kan få innsyn i offentlig journal og hele saker med historikk. Ved slike større forespørsler om innsyn må det påregnes litt behandlingstid Forespørsel om innsyn skal besvares daglig og senest innen 5 dager fra mottatt innsynforespørsel. Hvis ikke fristen overholdes er innsynforespørsel å anse som avslått og anken vil gå til Fylkesmannen. Forøvrig vises det til Veiledningsplikten (Fvl. § 11), ovenfor publikum og henvendelser. Rutiner for forespørsel av innsyn i personalsaker En ansatt i offentlig forvaltning er å betrakte som en offentlig person. Dette medfører at vi også må gi innsyn i saker som betraktes som personlig opplysninger, men som etter regelverket ikke er det. Som f.eks lønn til kommunale tjenestemenn eller permisjonssøknad hvor årsak ikke er begrunnet i taushetsbelagte opplysninger, jfr Fvl § 13. I slike tilfeller må vi vurdere meroffentlighet, sladde bort opplysninger som er taushetsbelagte eller som i en kombinasjon kan gi opplysninger som ikke er formålstjenlig for den det gjelder. Feks sladde bort tilhørighet til organisasjonstilhørighet. Sladding SKAL foregå manuelt ved å ta kopi av dokumentet og sladde over opplysninger som ikke skal vises. Deretter kan dokumentet skannes inn for videre elektronisk behandling. Rutiner for søknader til næringsfond Vurdering av offentlighet i forbindelse med næringssaker: Arkivpersonalet foretar offentlighetsvurdering når søknaden kommer inn for journalføring. Er arkivpersonalet i tvil skal saksbehandler/virksomhetsleder evt. strategisk ledelse spørres om råd. Inntil dette foreligger er dokumentet unntatt fra offentlighet. Hoveddokumentet skal ikke inneholde opplysninger som begrenser for offentlighet, dette for å praktisere meroffentlighetsprinsippet. Hoveddokumentet skal være "reint" slik at det kan ligge åpen i postjournalen. Det oppfordres til at taushetsbelagte opplysninger blir beskrevet i vedleggene til søknaden, slik at disse kan unntas offentlighet. F.eks. opplysninger som personnr, bankkonto, organisasjonsnr, forretningsidèer og kalkyler. For taushetsbelagte opplysninger er det Off.lovens §13 samt Forv.lovens §13 som regulerer innsynet. I næringssaker spesielt forholder vi oss oftest til Forv.lovens § 13, 1. ledd, nr 2 som går ut på tekniske innretninger. Forøvrig behandles innsyn som beskrevet i rutiner ovenfor. Ved partsinnsyn gjelder Forvaltningslovens § 18. Tilgang til saksdokumenter/møteprotokoller Saker som skal til behandling i politiske organ og som publikum ønsker tilgang til, finnes i fulltekst på kommunens nettside. Publikum kan få innsyn ved å gå inn på kommunens nettside og følge linken til postliste/møteplan. Velg ønsket politisk organ og klikk på møtedato, saksliste for angitte møte vises. Velg saksfremlegg og/eller Behandling/Vedtak for ønsket sak. Alle henvendelser om innsyn i dokumenter som ikke er tilgjengelig elektronisk, skal via post/arkivtjenesten. Arkivtjenesten/saksbehandler vurderer alle spørsmål om innsyn. |