|
Saksbehandler har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase. Saksbehandler er ansvarlig for at alle saksdokumenter de arbeider med blir arkivlagt, dvs. alle saksdokument som ihht. Offentlighetsloven §§ 4 er å regne som saksdokument for organet. En sak kan defineres som en forespørsel som er til behandling. Dokumentene i en sak skal holdes samlet. I papirarkiver med elektronisk journal skal det være samsvar mellom fysisk arkiv og dokumentene som inngår i et saksnummer i fag-, sak-/arkivsystemet. Saksbehandler skal derfor: - Se til at personlig mottatt post leveres dokumentsenter for journalføring.
- Påse at dokumentene i en sak holdes samlet i samme saksmappe.
- Kontrollere at mottatte brev er stemplet og registrerte i arkivet, scannet på riktig sak, og er påført riktig saksnummer og saksbehandler. Dette gjelder også e-post og post via andre elektroniske bærere. Det er ikke anledning til å starte saksbehandling på brev som ikke er journalført.
- Ha ansvaret for at brev (herunder elektroniske) som kommer direkte til saksbehandler blir journalført. Saksbehandler kan selv importere e-post til ESA.
- Påse at gradert post er/blir påført riktig lovhjemmel.
- Påse at overskriften på utgående brev er dekkende og at brevet kun omhandler en sak.
- Påse at alle vedlegg som går ut sammen med skrivet er knyttet til i saksbehandlingssystemet.
- All saksbehandling skal skje i kommunens sak/arkivsystem eller fagsystemer. Absolutt ingen kommunale dokumenter, elektroniske såvel som papir, skal lagres i personlige filer/mapper. Saksbehandler skal ferdigstille egne utgående brev og interne notater.
- Gi beskjed til enhetsleder eller arkivet ved overføring av sak til annen saksbehandler i annen enhet. Internt på enheten kan saksbehandler endre selv.
- I papirarkiver: Saksbehandler har ansvaret for at materiale de låner fra arkiver blir registrert som utlånt og at materialet blir returnert i samme stand som før utlånet. Saksbehandler kan ikke låne arkivmateriale videre til andre uten at dette blir registrert.
- Saksbehandler har ansvaret for oppfølging av saker.
- Se til at egenproduserte dokumenter blir ferdigstilte, slik at arkivtjenesten kan søke de opp for journalføring
- Melde fra til arkivtjenesten når arkivsaker er ferdigbehandlet og kan avsluttes
|
|