|
Arkivmedarbeidernes/servicetorgets ansvar er følgende: Arkivtjenestens hovedoppgave er å kvalitetssikre sentrale deler av virksomheten i kommunen. Arkivtjenesten skal arbeide etter denne målsettingen:
- registrerer inngående brev og andre forespørsler utenfra, og kontrollerer at det blir besvart (journalføring og restansekontroll)
- følger opp saksbehandler ved å sende ut restanselister.
- Sikrer at arkivet dokumenterer opphavet til en sak (inngående skriv), saksbehandlingsprosessen (interne dokumenter, kommentarer, utredninger, m.v) og resultatet av behandlingen (vedtak, avtaler, kopi av utgående skriv, oppfølging, m.v)
- Sørger for systematikk og sammenheng i arkivene, slik at det kan fungere som informasjonskilde, og informasjonssystem for administrasjonen, for rettslig og forvaltningsmessig dokumentasjon, og som arkivkilde for ettertiden.
- Sørger for at det blir tatt vare på dokumentasjon av arkivrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere.
Forskriftene til arkivloven krever at det fire ganger årlig skal skrives ut restanselister (forskr. § 3-7). Hensikten med dette er å få en totaloversikt over de dokumentene som ikke er ferdig behandlet i kommunen, og en kontroll på at inngående brev blir besvart. Dersom noen slutter skal det skrives ut en restanseliste for vedkommende person. Det er derfor viktig at arkivtjenesten tidlig får melding om dette. Dette er et lederansvar. Det skal ikke stå igjen noen uavsluttede saker på den personen som slutter. Dersom en annen saksbehandler skal overta de ikke-avsluttede sakene/dokumentene skal arkivtjenesten ha melding om dette. Serviceenheten kjører kvartalsvis ut restanselister på sak som sendes den enkelte saksbehandler. Restanse- og forfallslister kan kjøres både for dokumenter og saker. Arkivet lager en oversikt over restanser og sender på mail til saksbehandlerne:
- Uavsluttede saker (Under behandling - Status B)
- Ikke avskrevne dokumenter (I- Inngående og N-Notat - Status R)
Det blir daglig av arkivtjenesten søkt opp journalposter, i sak/arkiv systemet, med status S (midlertidig journalført av saksbehandler) og M (midlertidig journalført av arkiv). Disse journalpostene blir kvalitetssjekket og eventuelt rettet/redigert før status blir satt i J (journalført og ferdig). Dette må gjøres for at journalpostene skal bli tilgjengelig hos saksbehandler og for at de skal komme synlig frem på kommunens offentlige postliste. |
|