| Overordnet arkivansvar Kommunen har etter § 6 i arkivloven arkivplikt. Kommunedirektøren har i følge kommuneloven og arkivloven det øverste ansvaret for kommunens arkiv, og for at organiseringen og oppfølgingen av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling. Kommunedirektøren har delegert det operative lederansvaret for arkivtjenesten i kommunen til arkivleder. Arkivleder har fullmakt til å føre tilsyn med arkivarbeidet og utarbeide rutiner for arkivarbeidet i enhetene i samarbeid med enhetsledere. Færder kommunes delegeringsreglement Arkivleders oppgaver Arkivleder skal gi veiledning og føre tilsyn med arkivdanning og arkivoppbevaring i kommunen. Arkivleder har rett og plikt til:
- Rapportere til kommunedirektøren, om aktiviteten til dokumentsenteret og legge frem forslag om tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet
- Uttale seg om arkivmessige konsekvenser av planlagte omorganiseringer i kommunen
- Føre tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglene i arkivplanen
- Føre kontroll med at de aktive arkivene i kommunen er forsvarlig oppbevarte og sikret
- Ta initiativ til oppdatering og endringer i arkivplanen
- Bli tatt med i avgjørelser når kommunen skal velge sak-/arkivsystem og fagsystem, og ved innkjøp av arkivmateriell
- Være kontaktperson med interkommunalt arkiv i Kongsberg (IKA)
Arkivleder skal ellers:
- Holde seg oppdatert om den faglige og teknologiske utviklingen i arkivsektoren, og om endringer i lover og regelverk for offentlige arkiv
- Gi nyansatte nødvendig opplæring
Dokumentsentret sitt ansvarsområde: Motta, åpne, sortere, journalføre og skanne all inngående post mottatt til dokumentsenteret
- Motta, åpne, sortere, overføre, journalføre og skanne all inngående post.
- Opprette og registrere nye arkivsaker.
- Dokumentsenteret gjør offentlighetsvurdering og foreslår skjerming. Saksbehandler har det endelige ansvaret.
- Journalføre alle dokumenttyper
- Kvalitetssikre saker og journalposter som er registrert av saksbehandler
- Kvalitetssikre offentlig journal
- Betjene utlån fra fysisk arkiv
- Vedlikeholde papirarkiv
- Journalføre egenproduserte dokument
- Veiledning til saksbehandlere i Websak+
Enhetsleder sitt ansvarsområde: Søke opp og fordele saker/journalposter til rett saksbehandler
- Bidra til at kravene til dokumentasjonen av saksbehandlingen blir ivaretatt
- Påse at gjeldende regelverk og rutiner, inklusive lokale arkivrutiner, blir fulgt
- Sørge for at alle innkjøp av nye systemer/applikasjoner meldes til portefølgerådet/digitalisering.
- Plikter å varsle arkivleder om endringer i fagsystem og innkjøp av nye system
- Skal informere arkivleder når det blir ansatt nye personer og når personer slutter
Saksbehandler sitt ansvarsområde:
- Se til at fysisk post leveres dokumentsenter for registrering og journalføring.
- Kontroll over egne saker til behandling, og saksbehandlingsfrister.
- Offentlighetsvurdering.
- All dokumentproduksjon i fagsystem
- Utgående brev sendes fortrinnsvis elektronisk med SvarUT. Konfidensielle dokumenter skal sendes med SvarUT.
- Avskrive inngående og interne dokumenter som er behandlet.
- Ferdigstille egenproduserte dokumenter, slik at dokumentsenteret kan søke de opp for journalføring.
- Sende saker til avslutning med jevne mellomrom, så saksoversikten blir overkommelig for saksbehandler.
IKA Kongsberg sitt ansvarsområde: Færder kommune er deleier i IKA Kongsberg IKS og har delegert følgende oppgaver til arkivinstitusjonen:
- Depotinstitusjon for arkivmateriale - både papirbaserte og elektroniske arkiver. Dette gjelder for arkivmateriale eldre enn 25 år som har gått ut av administrativt bruk og for avsluttede arkiv for organer som er nedlagt og som ikke er overført til annet organ.
- Formidling av informasjon/dokumentasjon fra arkiver avlevert til depot.
- Rådgivning og veiledning vedrørende avlevering av arkivmateriale til depot.
|