Arkivtjenestens oppgaver og ansvar

I Forskrift om offentleg arkiv (FOR-2017-12-15-2105) heter det i

§ 1.Arkivansvaret i offentlege organ

Offentlege organ etter arkivlova § 2 pliktar å halde arkiv. Arkivet skal vere ordna og innretta slik at dokumenta er sikra som informasjonskjelder for samtid og ettertid. Kvar enkelt kommune og fylkeskommune kan fastsetje kva institusjonar og einingar som skal halde eigne arkiv.
Det overordna ansvaret for arkivarbeidet i eit offentleg organ ligg til den øvste leiinga i organet. I kommunar og fylkeskommunar er arkivansvaret ein del av det ansvaret som er lagt til administrasjonssjefen etter kommunelova § 23 eller kommuneråd og fylkesråd etter kommunelova § 20. Det kommunale og fylkeskommunale arkivansvaret omfattar òg arkiv som er avleverte til arkivdepot.
Eit offentleg organ har det overordna arkivansvaret for offentlege utval som organet har sett ned.

Arkivtjenesten i Træna kommune er organisert som en sentral arkivtjeneste med felles sakarkiv, felles personalarkiv og eiendomsarkiv.
Sektor for oppvekst har ansvaret for elevarkivet og barnearkivet.

Ytre enheter har imidlertid daglig ansvar for dokumentasjon som skal registreres i fagsystemer.
Vi har fagsystem på helse og omsorg (Cosdoc og Infodoc).

Arkivleder er leder for kommunens arkivtjeneste og faglig overordnet for arkivpersonalet i alle kommunale sektorer sammen med sektorleder.

 Arkivansvarlig er til daglig den faglige ansvarlige for utøvelsen av oppgavene i egen sektor.

 Det skal være én arkivansvarlig i hver journalførende enhet som er delegert lederfullmakter for arkivdanningen i enheten – dette er i utgangspunktet sektorleder, som kan delegere dette videre.

 Arkivmedarbeider er ansvarlig for å utføre oppgavene i sektor etter nærmere overordnedes/arkivansvarliges anvisning eller instruks.

Arkivtjenestens hovedoppgaver er å sikre og kvalitetssikre dokumentasjon av virksomheten.

 Arkivtjenesten har derfor ansvaret for sikring av tilgjengelighet, konfidensialitet, autentisitet og kvalitet av arkivet i kommunen.

 Arkivtjenestens ansvar gjelder all dokumentasjon enten den er papirbasert eller elektronisk.

 Arkivtjenestens ansvar for utførelse av oppgavene er å:

• sørge for at arbeidsoppgavene til enhver tid blir utført på en rasjonell og effektiv måte slik at brukerne får den service og de tjenester de har krav på
• registrere og skanne inngående brev og andre forespørsler utenfra (journalføring)
• sikre at arkivet dokumenterer en saksopprinnelse (inngående skriv), saksbehandlingsprosessene (interne dokumenter, kommentarer, utredninger, osv.) og resultat av behandlingen (vedtak, avtaler, kopi av utgående skriv, oppfølging)
• sørge for systematikk og sammenheng i arkivene, slik at de kan fungere som informasjonskilde og informasjonssystem for administrasjonen, rettslig og forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkiv-kilder for ettertiden
• sørge for at det blir tatt vare på dokumentasjon av arkivrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere.

De arkivansvarlige har det daglige ansvaret for at postbehandling og arkivlegging skjer i samsvar med reglene i arkivforskriften, kommunens post- og arkivrutiner og kommunens arkivplan.