Skriveregler

Formål med skriveregler

Felles og ensartede skriveregler for saks- og dokumentbeskrivelser er viktig, siden det sikrer en enkel og nøyaktig gjenfinning av dokumenter. Dette er nødvendig for at dokumenter i offentlig journal (postlisten) og ved innsyn på Internett fremkommer ensartet og for at søking etter saker og dokumenter skal være enkest mulig for alle brukere.

Omfang

Denne rutiner gjelder for alle som skal registrere dokumenter i WebSak.

Generelle regler

• Unngå bruk av anførselstegn, kolon, komma osv. Bindestrek er tillatt
• Unngå bruk av punktum eller forkortelser i saks- og dokumenttittel
• Pengebeløp skal aldri fremgå av titler

Sakstittel

Sakstittelen skal være dekkende for alle kommende dokumenter i saken, og beskrive saken så godt som mulig. Den skal gi mening og skille saken fra andre saker. Det er viktig ved journalføring at en tenker på hvilke opplysninger som det kan være aktuelt å søke på senere. Sak som er unntatt fra offentlighet skal ha nøytral tittelen, det vil si at tittelen ikke skal gjenspeile opplysninger som ikke offentlig.

• Hva/hvor på tittellinje 1
• Hvem på linje 2. (Fødselsdato), etternavn, fornavn. Evt firmanavn

Journalpost-/Dokumenttittel

Dokumenttittelen skal være dekkende for det aktuelle dokumentet, og skal være slik at den lett identifiserer dokumentet, og sørger for å skille dokumentene i saken fra hverandre. Tittelen starter med stor forbokstav. E-post attributter som SV:, VS:,RE og andre skal slettes.

Eksempler:

• Informasjon om... Orientering om....
• Anbefaling om... forslag til.... søknad om .....tilbud på ...
• Vedtak om ... innkalling til... pålegg om....
• Svar på.... forespørsel om ... merknad til ....

Avsender/mottaker

• Privatperson: Etternavn, Fornavn + Mellomnavn; sett hake for Personnavn for å søke pers. nr. i Folkeregisteret eller e-postadresse.
• Institusjoner: Mest mulig fullstendig navn (ikke forkortelser), søk i Brønnøysund registeret eller e-postadresse. Bruk gjerne GID-kode.
• Advokater - firma: Advokat Fornavn, Etternavn  (ikke forkortelser), søk i Brønnøysund registeret eller e-postadresse. Bruk gjerne GID-kode.

Spesielle
regler for fagsystem ved opprettelse av arkivsak

• byggesak
  • tiltakshavers navn – tiltak - Adresse/stedsnavn
• delingssak
  • hjemmelshavers navn – tiltak - Adresse/stedsnavn
• konsesjonssak
  • erververs navn – tiltak - Adresse/stedsnavn

Klassering: 
GNR. (Gårdsnummer), BNR. (Bruksnummer), FNR. (Festenummer),  SNR. (Seksjonsnummer)

Personalsaker

Spesielle regler for personalsaker ved opprettelse av arkivsak

• Linje 1 Personalmappe
• Linje 2 Ansattes navn +pers.nr. – her skrives hele navnet (ikke forkortelser) og uten bindestrek
  (For eksempel: Personalmappe  Ola Normann) 

En ansatt skal bare ha en personalmappe selv om vedkommende har flere tilsettingsforhold på flere arbeidssteder.

Klassering:
Under arkivkode/klassering skal fødselsnummer alltid settes inn ved opprettelse av nye personalmapper.

Arbeidsavtale

Her skrives hele tittelen helt ut, for eksempel:

• Arbeidsavtale om kortvarige vikariater,
• Arbeidsavtale fast tilsetting

For å lette tilgjengelighet, søkbarhet og gjenfinning er det viktig at alle skriver: Hva slags type arbeidsavtale – stillingsprosent – tidsrom – stilling (hvis det er ufaglært lærer, så holder det med Lærer) – arbeidssted. 

Forkortelser som kan brukes

adr.                 - adresse
ang.                 - angående
bl.a.                 - blant annet, blant andre
bnr.                 - bruksnummer         
ca.                   - cirka
cm                   - centimeter
d.d.                  - dags dato
dm                  - desimeter
d.m.                - denne måned
d.s.                  - det/den/de samme
d.å.                  - dette år
edb/EDB         - elektronisk databehandling
eks.                 - eksempel, eksemplar
e.l.                   - eller lignende
etc.                  - et cetera, og så videre
f.eks.               - for eksempel
f.o.m.              - fra og med
f.t.                   - for tiden
f.å.                  - forrige år
gnr.                 - gårdsnummer
inkl.                - inklusiv
jnr.                  - journalnummer
kr                    - krone(er)
lnr.                  - løpenummer
m                    - meter
mfl.                 - med flere
m.m.               - med mere
mv.                 - med videre
nr.                   - nummer
off.                  - offentlig, offisiell
o.l.                  - og lignende
osv.                 - og så videre
ref.                  - referanse, referert
sign.                - signatur, signert                             
tlf.                   - telefon
t.o.m.              - til og med
vedr.               - vedrørende

Jf.                    - jamfør