|
Arkivlova § 9 slår fast at offentleg arkivmateriale ikkje kan kasserast utan at det skjer i samsvar med bestemmelsar i forskrift, eller etter særskilt samtykke frå Riksarkivaren. Arkivforskriftene følgjer dette opp ved å definere begrepa og gje ein del konkrete bestemmelsar. Etter arkivforskrifta § 3-18 andre og tredje ledd er bevaring og kassasjon definert slik:
- bevaring tyder at arkivmateriale oppbevares for framtiden og avleveres til arkivdepot. Materiale som kjem inn under bestemmelsen om bevaring kan såleis ikkje kasserast
- arkivbegrensing tyder at følgende materiale skal skilles ut fra arkivet; 1. trykksaker, rundskriv, annet mangfoldiggjort materiale og blanketter som ikke er utfylt. 2. Konsept, kladder, ekstra kopier og interne meldinger som ikke har verdi for saksbehandling eller dokumentasjon 3. tekstbehandlingsfiler 4. sakspapir som medlemmer av offentlige utvalg mottar (hvis ikke saksdokument) 5. annet materiale som hverken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon
- kassasjon tyder at arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling eller hatt verdi som dokumentasjon, blir tatt ut av arkivet og slettet eller destruert
Følgjande materiale skal alltid bevarast dersom Riksarkivaren ikkje fastset noko anna, Arkivforskrifta § 3-20 Bevaringspåbud
- arkivmateriale eldre enn 1950, etter at arkivavgrensing er utført
- møtebøker, forhandlingsprotokollar, referatprotokollar, møtereferat og eventuelle vedleggsseriar til desse
- organets eigne årsmeldingar
- kopibøker (kopiar av utgåande dokument) og kopibokregister
- journalar, medrekna journaldatabasar og journalregister
- alle andre former for register og hjelpemiddel som kan brukast til framfinning, t.d. arkivnøklar som organet har brukt
- arkivplanar
- presedenssaker og andre saker av prinsipiell karakter, også innanfor saksgrunner der det i godkjende kassasjonsreglar er gitt kassasjonspåbod utan spesifiserte unntak
- kart, unnateke trykte kart utan påteikningar
- teikningar og fotografi som har inngått som eit ledd i den verksemda organet har drive
- grunnlagsmateriale, innstillingar, protokollar/referat og endelege vedtak frå styre, råd, nemnder og utval
|
|