|
Rutiner Oppvekst for barnehage- og elevmapper. Alle papirmapper (elev- og barnehagemapper) som gjelder barn som ikke er bruker på virksomheten skal nå i løpet av 2016 ordnes og sendes til Hovedarkivet på Herredshuset. Papirmapper som gjelder barn som fortsatt er ved virksomheten skal oppbevares på virksomheten til barnet slutter. Flytter barnet/eleven til annen barnehage/skole skal papiroriginalene beholdes der hvor arkivet ble dannet. Mappen må kopieres og kopien sendes til ny virksomhet. Originalmappen følger årstrinnet. Fra og med 07.12.15 er Frøya kommune fullelektronisk arkiv. Dette betyr at all arkivverdig materiale fra og med denne dato skal skannes og oppbevares i ESA digitalt. Det som er arkivert før denne dato, skal oppbevares i papir. Den enkelte barnehage/skole skal ha aktive mapper på barna slik de har i dag. Nye dokumenter som skal i disse mappene skal merkes tydelig med kopi/elektronisk arkivert. Disse dokumentene som er merket med kopi/elektronisk arkivert skal tas ut av papirmappen når barnet slutter ved virksomheten. De ansatte ved barnehagen/skolen må legge original til arkivering hos merkantil evt oversende til Hovedarkiv. Kopi skal legges i papirmappe av ansatt. Eksempel: Elevmapper i 2016 vil bestå av alle arkiverte papirdokumenter, men også av kopier av elektroniske arkiverte dokumenter. Ved skoleårets slutt (2015/16) skal f.eks. 10 klassinger ved Sistranda skole sine mapper ordnes slik at bare papirarkiverte dokumenter blir igjen i papirmappen. De som er merket med kopi/elektronisk arkivert skal tas ut og makuleres. Barnemapper/elevmapper i papir som blir dannet fra og med 07.12.15 skal bare inneholde dokumenter merket med kopi/elektronisk arkivert. Dette er sett på som kopiarkiv. Alle originaler regnes som arkivert i ESA. Dette betyr at alle virksomheter i oppvekstsektoren skal ha papirmapper som etter hvert bare vil bestå av kopier. Det er viktig at alle virksomheter lager seg interne rutiner for hvordan dette praktisk gjennomføres ved den enkelte virksomhet. På denne måten kan man ha «levende» og tilgjengelige barne- og elevmapper for lærere og barnehageansatte samtidig som all dokumentasjon er forsvarlig arkivert i ESA. Interne rutiner for ansatte: Den ansatte som produserer/mottar arkivverdige dokumenter legger original til arkivering hos merkantil eller leder. Den ansatte tar kopi, merker denne med kopi/elektronisk arkivert, og legger denne i barne-/elevmappen.
Den enkelte virksomhet skal da bare sende over dokumentene i lukket konvolutt til Servicesenteret for arkivering.
Alle virksomhetene må ha en person som er saksbehandler for disse mappene og som kan avskrive disse med kode i ESA.
Denne personen kan være virksomhetsleder, merkantil eller evt. andre personer som er oppnevnt av leder. |