|
Utlån av saksdokument skal alltid skje gjennom arkivtenesta etter følgjande prosedyre:
- Behovet for utlån av arkivsaker av nyere dato er minimalt da det meste er elektronisk.
- Utlån av arkivsaker frå dagleg arkiv skal alltid skje gjennom ansatte på Sentralarkivet, som i samråd med sakshandsamar vurderer i kva grad ein kopi kan nyttast.
- Utlån av saksmapper skal kun skje internt i kommunen
- Utlån skal registrerast på arkivsaken i WebSak eller på utlånskort som blir plassert på den utlånte mappa sin plass i arkivet.
- Arkivtenesta skal sikre at lånar har tilgang til saksdokumenta i tilfelle desse er graderte
- Når utlånt materiale blir returnert, skal arkivtenesta avskrive utlånet.
- Utlånt materiale skal normalt leverast tilbake innan 4 veker. Når saksbehandlinga krev at utlånstida blir forlenga må arkivet få melding om dette.
- Utlånt materiale er lånaren sitt ansvar til utlånet er avskrive. Lånaren skal sjå til at ingen dokument blir fjerna eller lagt til i ei mappe, og at orden i mappa ikkje blir øydelagd.
|
|