Kvalitetssikring av journalen - Utgått 31.12.2011

Sentralarkivet skal føre kontroll med at alle saksdokument er journalførte og knytte til rett sak i sak-/arkivsystemet og dei same dokumenta finst i det fysiske arkivet.

Sentralarkivet har ansvaret for kvalitetssikring av arkivfunksjonar som er utført av saksbehandlarar og leiarar.

Til arkivering og postliste

Sentralarkivet skal dagleg kontrollera postlista. Søke fram alle dokument med status J (journalført) på den aktuelle daga.

Sentralarkivet skal sjå til

· at offentleg vurdering er gjennomført, og naudsynt skjerming av avsendar/mottakar, arkivkodar, saksnummer, tittel og saksinnhald er gjort.

· at arkivkode og sakstittel er dekkande når ny sak er oppretta

· at saka er knytt til rett arkivdel

· at journalposten er knytt til rett sak

· at rett arkivkode er sett på saka

For utgåande brevpost skal sentralarkivet kontrollere journalopplysningane mot den tilsendte kopi av det utgåande brevet, journalpoststatus endrast til J, og deretter legge dette i arkiv og kopibok.

Når postlista er kontrollert og godkjent, vert papirutgåva produsert i Word og skriva ut, som da settast i perm. Den offentlege journal vert så publisert på Øygarden kommune si heimeside.

Kontroll med intern korrespondanse

Sentralarkiv skal kvar dag utføre søk på journalposter, av dokument type X (intern korrespondanse utan oppfølging) og N (intern korrespondanse med oppfølging), med status F (ferdig).

Sentralarkiv skal sjå til

· at offentleg vurdering er gjennomført, og naudsynt skjerming av avsendar/mottakar.

· at journalpost er knytt til rett arkivsak.

· ta utskrift av dokument og arkivera i den fysiske saksmappa.

Kontroll med reserverte saker

Sentralarkiv skal kvar dag utføre søk (predefinerte søk) på arkivsaker med status R for å sikre at sakshandsamar utfører sin del av prosesstyringa. Sentralarkiv skal sjå til

· at offentleg vurdering er gjennomført, og naudsynt skjerming av avsendar/mottakar, arkivkodar, saksnummer, tittel og saksinnhald er gjort.

· at arkivkode og sakstittel er dekkande når ny sak er oppretta

· at saka er knytt til rett arkivdel

· at rett arkivkode er sett på saka

Sentralarkiv skal gje tilbakemelding til sakshandsamar dersom vedkommande har mange reserverte tomme saker

Kontroll med eldre journalposter med status F

Sentralarkiv skal kvar måned utføre søk på journalposter med status F, eldre enn 1 månad. Kontroller med sakshandsamer om dokument er ekspedert

Kontroll med reserverte journalpostar (konsept)

Sentralarkiv skal kvar måned utføre søk på journalpostar eldre enn 2 månader med status R for å sikre at sakshandsamar utfører sin del av prosesstyringa.

Sentralarkiv skal gje tilbakemelding til sakshandsamar dersom vedkommande har mange uaktuelle reserverte dokument