Rutiner for postmottak sentralarkiv


Sentralt postmottak	Rådmannen har bestemt at Lødingen kommune skal ha ett sentralt postmottak med sentralt elektronisk arkiv. All inngående post til Lødingen kommune skal leveres til fellestjenesten. Postfunksjonen vil grovsortere posten, jf. kap. arkivbegrensning, før den leveres arkivarer for journalføring og eventuelt skanning.
Post til direkte distribusjon	Foruten all arkivuverdig post, jf. kap. om arkivbegrensning, skal all post vedrørende klientopplysninger sorteres ut og leveres den respektive avdelingskontakt i internservice. Dette gjelder post til: klientmapper NAV Sosial klientmapper Helse og omsorg (leger, helsestasjon, sykehjem)
Anbud - spesielle rutiner ved behandling	Anbud skal ikke åpnes, men konvolutten stemples med dagens dato og leveres direkte til ansvarlig instans. Det er viktig at anbydere gjøres oppmerksom på at anbudskonvolutten merkes med "Anbud" slik at den ikke åpnes ved et uhell. Ansvarlig instans påser at forskriftene i forbindelse med anbud følges. Når anbudene er åpnet, skal de leveres arkivtjenesten for journalføring. Kvittering leveres anbyder etter ønske.
Mottak og åpning av post	Når posten er grovsortert, skal all arkivverdig post leveres arkivtjenesten for journalføring. Arkivtjenesten skal åpne all post som mottas etter grovsortering, også e-post til det sentrale postmottaket, jf. arkivforskriften § 3-1. Arkivtjenesten vurderer, registrerer og skanner posten i arkiv- og saksbehandlingssystem Acos WebSak før den videresendes til saksbehandler eller til leder dersom det er tvil om hvem som skal være saksbehandler. *Personlig adressert post* (personnavn foran virksomhetens navn) leveres uåpnet til adressaten, med mindre virksomheten har inngått avtale med adressaten om at arkivtjenesten kan åpne slik post. Dette gjelder også post som er adressert til politikerne eller fagforeningene. Hvis henvendelsen skulle vise seg å være til kommunen, skal adressaten straks levere posten til arkivtjenesten. De samme rutiner skal brukes for telefaks og for elektronisk post. Arkivuverdig materiale (fakturaer, reklame, kurstilbud, etc) skilles ut og fordeles uten registrering i henhold til arkivforskriften § 3-19, jf. kap. om arkivbegrensning. *Verdipost* føres spesielt, med signatur fra de som har åpnet posten og med kvittering fra de som mottar verdipost. Dersom avsender har skrevet adresse på konvolutt og ikke i brev, må konvolutten med adressen også skannes.
Returpost	All post som kommer i retur skal leveres arkivtjenesten for videre behandling. Arkivtjenesten videresender returpost til saksbehandler eller til leder.
Behandling av telefaks og elektronisk post	Telefaks og elektronisk post skal vurderes og behandles som annen post med hensyn til journalføring og arkivering, jf rutine 11.5 i Rutinehandbok for generell saksbehandling i Lødingen kommune. Kommunen skal ha en felles offisiell e-postadresse og arkivtjenesten skal åpne denne posten, jf. arkivforskriften § 3-2. Arkivverdig e-post direkte til saksbehandler eller tjenestested skal arkiveres omgående eller videresendes til det sentrale e-post mottaket. Informasjon som ikke skal være offentlig tilgjengelig, skal som hovedregel ikke sendes pr. telefaks. Slik informasjon skal heller ikke sendes med e-post hvis ikke det elektroniske systemet er sikret mot uautorisert innsyn. Dette kan sikres ved kryptering av dokumentene, jf. Riksarkivarens bestemmelser.
Arkivbegrensning	Med arkivbegrensning menes dokumenter som faller inn under definisjonen av arkiv i § 2 i arkivloven , men som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon. Disse dokumentene blir holdt utenfor arkivet, for eksempel i bibliotek, rundskrivmapper, egne kurspermer eller lignende. Første omgang med arkivbegrensning skjer ved grovsortering og fordeling av posten. I forbindelse med poståpningen skjer en ny omgang med arkivbegrensning før journalføringen tar til. Iflg. arkivforskriften § 3-19 skal følgende typer av materiale skilles ut ved arkivbegrensning: Trykksaker Rundskriv Annet mangfoldiggjort og allment tilgjengelig materiale Blanketter som ikke er utfylt. Det er utgiveren som har arkiveringsansvaret. Personlig adressert post hvis det ikke foreligger fullmakt fra medarbeidere som ønsker dette Faktura Post som er adressert til arbeidstakerorganisasjoner C-post/masseutsendelse Anbud/tilbud, journalføres ved anbudsåpning Meldinger til lønningskontoret, lønnsmeldinger/egenmeldinger/sykemeldinger Bilag som ikke er viktig bakgrunnsmateriale til en sak Forespørsler om informasjonsmateriale så lenge disse ikke krever offisielle svar Kopier av inngående brev når originalen er registrert fra før Melding om adresseforandringer Reklame/produktopplysninger – sendes rette vedkommende eller kastes Hotell- og reisebestillinger Kursinnbydelser, -påmeldinger, -bekreftelser og invitasjoner Offisielle invitasjoner til kommunen Skriv til generell informasjon med kortvarig verdi (åpning av ny bankfilial, rutetabeller, etc.) Ikke arkivverdig e-post E-post som er jobbrelatert, men som ikke har betydning for saksbehandling eller dokumentasjon Pressemeldinger / rundskriv / informasjonsmateriell – registreres etter behov. All arkivuverdig post distribueres direkte til mottaker.