|
Arkivtjenestens hovedoppgaver er å sikre og kvalitetssikre dokumentasjonen av virksomheten. Arkivtjenesten har ansvaret for sikring av tilgjengelighet, konfidensialitet, autentisitet og kvalitet av arkivet i hele fylkeskommunen. Arkivtjenestens ansvar gjelder all dokumentasjon i hele fylkeskommunen, uansett form. Alle oppgavene skal beskrives i arkivets rutiner i kvalitetssystemet. Daglige oppgaver:
- systemutvikling og systemadministrasjon
- postmottak, åpning og skanning av papirpost
- journalføre og kvalitetssikre interne dokumenter, inngående- og utgående post
- offentlig journal - (postliste)
- opplæring av og brukerstøtte for ledere, saksbehandlere, møtesekretærer, arkivarer, superbrukere og postfordelere
- behandle innsynsbegjæringer
- kvalitetssikre og avslutte arkivsaker
- hjelpe til med søking og gjenfinning av dokumenter
- utvikle rutiner
- oppfølging av utlånt arkivmateriale
- egenkontroll av eget arbeid
- kontroll av automatiserte prosesser/integrasjoner
Periodiske oppgaver:
- oppdatere arkivplan
- oppgradering av sak-/arkivsystemet
- makulere innkommet papirpost
- delta i prosjektarbeid som er relevant for arkiv/arkivarbeid
- bevarings- og kassasjonsplan
- integrasjon til sak-/arkivsystemet
- endringer i forbindelse med årsskifte
- ordne eldre arkiver og avlevere til depot
Nedenfor er en oversikt over oppgaver som skal utføres av Dokumentasjonssenteret i forbindelse med arkivarbeidet i Nfk.
| 1.
|
Innhente oversikt over alle typer fagsystemer som Nfk bruker, å vurdere integrasjon mot WebSak - påbegynt
|
| 2.
|
Bevarings- og kassasjonsplan for Nfk - påbegynt
|
| 3.
|
Innhente oversikt over alle typer dokumenter/skjemaer som brukes i videregående skoler (kan være en del av Bevarings- og kassasjonsplanprosjekt) - påbegynt
|
| 4.
|
Periodisering, bortsetting og avlevering av eldre arkiv på fylkeshuset og i driftsenheter - påbegynt
|
| 5.
|
Utvikle flere elektroniske skjema
|
| 6.
|
Utvikle arbeidsflyt for saksbehandlingen i samarbeid med fagavdelingene
|
| 7.
|
Digital signatur - påbegynt
|
| 8.
|
Rutiner som må skrives:
- Rutine om avlevering av arkivmateriale til depot
- Sikkerhetsrutiner for arkiv
- Rutine for systemsvikt
- Rutiner for håndtering av skade på arkiv (brann, vann, sopp og skadedyr)
- Rutine for periodisering
- Post og arkivrutiner for fagsystem
- Rutine for offentlig journal (postliste)
- Arkivrutine for utvalgsbehandling
|
|
|