Arkivleders ansvar og fullmaktArkivleder
- er leder for fylkeskommunens arkivtjeneste
- har faglig ansvar for arkivarbeid i hele Nfk
- rapporterer til ledelsen i Nfk om virksomheten til arkivtjenesten og legger fram forslag om tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet
- har systemansvar for sak-/arkivsystemet
- skal tas med på råd når fylkeskommunen skal velge sak-/arkivsystem og fagsystemer
- har ansvar for utviklingsarbeid for arkiv, herunder utforming og implementering av planer, retningslinjer og rutiner samt ansvar for at disse forankres i organisasjonen for øvrig
- skal bidra til strategiske endringer, organisasjonsutvikling, til samarbeid og kunnskapsdeling
- skal være representert i utvalg som behandler saker av betydning for Nfks arkivvirksomhet, og skal gi uttalelser i saker som angår arkiv
- skal konsulteres og få uttale seg om arkivmessige konsekvenser av planlagte omorganiseringer i Nfk
- skal holde seg oppdatert om den faglige og teknologiske utviklingen på arkivsektoren, og om endringer i lover og regelverk for offentlige arkiver
- skal gi rettledning og føre tilsyn med arkivdanning og arkivoppbevaring i Nfk
- har ansvar for opplæringstiltak knyttet til arkivtjenesten, herunder veiledning for fylkeskommunens totale organisasjon.
- skal planlegge og gjennomføre større arkivfaglige aktiviteter, blant annet periodisering og avlevering av arkivmateriale til Arkiv i Nordland som er fylkeskommunens arkivdepot
- skal føre tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med lover, forskrifter og interne rutiner
- skal gi faglig veiledning til arkivpersonalet og sørge for at arkivmedarbeiderne får tilbud om å utvikle sin faglige kompetanse og holde seg oppdatert om den faglige utviklingen
- skal føre kontroll med at arkivene i Nfk er forsvarlig oppbevart og sikret
- er ansvarlig for utarbeiding, oppdatering/endringer av arkivplanen
Arkivmedarbeideres ansvar og fullmaktArkivmedarbeidere i Dokumentasjonssenteret og ved driftsenheter skal
- utføre oppgavene etter arkivleders anvisning eller instruks
- utføre det løpende arkivarbeidet i henhold til lover, bestemmelser og reglement
- holde seg oppdatert på lover, regler og rutiner som gjelder for arkivarbeidet
- holde seg oppdatert på endringer i sak-/arkivsystemet og konsekvenser av dette
- utføre arkivbegrensning og registrering i tråd med retningslinjene
- sørge for god dokumentflyt slik at rette vedkommende får aktuell dokumentasjon
- delta i nødvendig opplæring for å kunne utføre sine oppgaver tilfredsstillende
- sørge for at ansatte følger retningslinjer for bruk og lån av arkivmateriale
- holde oversikt over dokumentasjonen i Nfks fysiske arkiver og databaser
- bidra til å videreutvikle driften ved å forenkle, forbedre og fornye i alle ledd
- utføre kassasjonsarbeider i tråd med gjeldende retningslinjer
- avklare arkivfaglige spørsmål med arkivleder
|
|