|
1. Posten blir henta kl. 0900 av postbuda på Posten (Bunnpris) kvar dag unnateke tirsdagar. 2. Posten blir lagt i postskapet i Servicetorget og henta av internservice for vidare handsaming. 3. Posten blir sortert og aviser, tidsskrift o.l. vert lagt til den einskilde avdeling. Reklame til barnehagar og skulane vert lagt i posthyllene nederst i postskapet i 1. etg - servicetorget. 4.Post til overformynderi blir ikkje åpna, men stempla med poststempel på konvolutten og lagt i skuffa for ikkje off. permar. Overformynderiet ligg frå 01.09.13 under fylket. 5.Forliksrådet sin post vert levert uåpna og omadressert til lensmannskontoret i Sula som er sakshandsamar frå 010106. 6. Post til PPT, legekontor, fagforeningar og kunstlaget blir lagt uåpna til den einskilde. 7. Post til barnevern vert stempla og lagt uåpna i posthylla. Post til NAV Sula - sosial blir vidaresendt til NAV Sula. Posten til barnevernet og sosialavdelinga blir registrert og scanna av den einskilde avdelinga i ACOS Barnevern og ACOS Sosial. Begge systema er godkjende elektroniske system. Originalane blir oppbevart i permar på journalpostID og oppbevart i minimum 6 månader. 8. Posten vert åpna og stempla med dato. Faktura vert sortert ut og lagt til økonomiavdelinga. 9. Skattekort, sjukemeldingar, ferdig tilviste timelister vert lagt direkte i lønsavdelinga si hylle. 10. Post til fritidsklubben blir lagt direkte i hylla deira i 2. etasje. 11.Arkivverdig post blir journalført og scanna i Acos Websak på eigna sak til den einskilde sakshandsamar, som eit elektronisk dokument. Originalar som er ikkje offentlege blir oppbevart i 6 mndr i raude permar i låst arkivskap 3. etg. Originalar som tilhøyrer SKATT skal oppbevarast i blå permar i 6 mndr i låst arkivskap i 3. etg. Offentlege dokument blir oppbevart i svarte permar på arkivet i 3. etg. 12. Byggjesaker skal journalførast og scannast i Acos Websak. Desse sakene skal ha rosa papirmapper, med påskrift av gnr. og bnr., tiltakshaver og arkivsaknr. Det er viktig at e-post som kjem i høve ei sak, blir tatt ut på papir og lagt i den rosa mappa merka med ArkivsakID, dokumentnr. og journalpostID. Heile mappa vert levert fysisk til saksbehandlar på avdelinga. Her er det papirarkivet som er hovudarkivet og det elektroniske er kopiarkiv. 13. Alle avtalar skal oppbevarast i papirversjon i dertil eigna permar for ulike avtalar, oppbevart på arkivet i rådhuset 3. etasje. (Avtalar: arbeidsavtalar, handelsavtalar, skjøte, teiepliktskjema, garantiar, grunneigareklæringar, husleigeavtalar) 14. Internpost Blir lagt i brune internkonvolutter og merka med dato og mottakar. Buda leverer til: Mylna, Molvær barnehage, Geilneset, Sloghaugvegen, apoteket, legekontoret, helsestasjonen, Sulatunet og NAV. Brune internkonvoluttar brukast og internt på rådhuset. 15. All utgåande post frå (ikkje internpost) rådhuset blir frankert på Internservice. Andre avdelingar sørgjar for å få eigen post ut til Posten på Bunnpris. Dersom avdelingar utanom rådhuset får frankert brev på rådhuset, blir dette loggført og sendt rekning på ein gong pr. år. |