|
All kassasjon skal utføres i tråd med det til en hver tid gjeldende regelverk. Kommunen må utarbeide egne kassasjonsregler før kassasjon utføres. Kommunene jobber med utarbeidelse av kassasjonsregler, men denne er ikke ferdige. Reglene må nå også sees opp mot ny Personvernforordning som trår i kraft i løpet av mai 2018. Arkivforskriften: § 16.Kassasjon Organet skal utarbeide kassasjonsreglar for materiale som ikkje er omfatta av arkivavgrensinga i § 14 eller bevaringspåbodet i § 15. Kassasjonsreglane skal gi oversikt over kva som skal bevarast, og kva som kan eller skal kasserast. Det kan òg fastsetjast kor lenge materialet skal oppbevarast før kassasjon. Statlege organ skal utarbeide eigne spesifiserte kassasjonsreglar for fagsakene. Riksarkivaren kan krevje at det overordna organet samordnar arbeidet med slike reglar. Reglane gjeld ikkje før dei er godkjende av Riksarkivaren. Dersom eit statleg organ ikkje har godkjende kassasjonsreglar eller ikkje har gjennomført kassasjon før avlevering til Arkivverket, kan Arkivverket nekte å ta imot materialet. Riksarkivaren skal gi forskrift om kassasjonsreglar for saker som gjeld eigenforvaltning i statlege organ, og om kassasjonsreglar for kommunar og fylkeskommunar. Riksarkivaren har vedtatt nye bevarings- og kassasjonsbestemmelser for fylkeskommunale og kommunale arkiv skapt etter 1950. Bestemmelsene trådte i kraft 1. februar 2014, jf forskrift om endring i forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiv. Den nye forskriften erstatter kapittel IV Retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i fylkeskommunale arkiv og kapittel V Retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i kommunale arkiv i Riksarkivarens forskrift 1.12.1999 nr 1566 om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver. En viktig endring er at bestemmelsene beskriver det som minimum skal bevares. Det som ikke er beskrevet kan kasseres når frister i annet lovverk samt kommunens og fylkeskommunens juridiske og administrative behov er utløpt. De enkelte fylkeskommunene og kommunene kan selv velge å bevare mer enn det som bestemmelsene pålegger, men organet skal ha oversikt over hvilket materiale som kan kasseres og hva som skal bevares. For materialet som skal kasseres må kommunen og fylkeskommunen selv sette oppbevaringsfrister. Hele forskriften finner du på Lovdata BevaringBevaring vil si å ta vare på arkivmateriale over tid. I arkivforskriften betyr bevaring at materialet oppbevares for fremtiden og avleveres til et arkivdepot.
KassasjonKassasjon vil si å ta ut av arkivet og destruere arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling eller som har hatt verdi som dokumentasjon (jf. § 3-18 i arkivforskriften). Ifølge arkivloven § 9 kan ikke arkivmateriale kasseres uten en lovhjemmel eller et samtykke fra Riksarkivaren. Gjeldende bevarings/kassasjonsregler for kommunal sektor:
|