|
Arkivplan for Snillfjord kommune Arkivplanen dokumenterer arkivorganisasjonen, oppbyggingen av arkivet og regler for hvordan dette skal forvaltes i Snillfjord kommune. Personer som forvalter arkivet skal arbeide etter følgende målsettingen: Arkivplanen gir retningslinjer for behandling av all informasjon og dokumentasjon i Snillfjord kommune. Arkivloven med forskrifter ligger til grunn for retningslinjene. Arkivplanen skal bidra til at Snillfjord kommune ivaretar sitt arkivansvar etter arkivloven §6 "Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vere ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid"
- Arkivet skal være en oppdatert og tilgjengelig informasjonsbase for saksbehandling og offentlig innsyn.
- Arkivet skal være godt registrert og sikkert lagret. Arbeidsrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere skal være mål for kvalitetssikring.
- Arkivet skal på en trygg måte ivareta rettslig og historisk dokumentasjon for ettertiden.
Oppdatering av arkivplanen Oppdatering av arkivplanen skal skje når: * en kommunal enhet oppretter et nytt arkiv eller arkivdel * det blir tatt i bruk ny arkivnøkkel * en kommunal enhet tar i bruk nytt datasystem for lagring av informasjon * når en kommunal enhet blir lagt ned eller opprettet * styrer/utvalg blir lagt ned eller opprettet * vesentlige endringer i kommunens delegasjonsreglement * kommunale oppgaver blir overført til enheter utenfor kommuen * når nye elektroniske systemer tas i bruk Arkivansvarlig skal ha melding om alle endringer med de følger dette får for arkivet i god tid før de blir satt i verk og har rett til å uttale seg om de følgene de kan få for arkivet. Rådmannen har arkivansvaret. I kommunen er det rådmannen som har arkivansvaret. |