|
Ø Kort beskrivelse av avleveringsmetodikken Avlevering fra IKT-systemene baserer seg på en migrerings-strategi. Migrering vil si å flytte informasjonen i et IKT-system over på et annet format. IKT-systemene lagrer informasjonen på et databaseformat som er avhengig av hvilket databasesystem IKT-systemet bruker. Databaseformatet er et kodet format, og gjør at informasjonen ikke er lesbar uten at man har databasesystemet til å oversette den fra databaseformatet til lesbar tekst. Migreringen ved avleveringen består i at informasjonen flyttes fra databaseformatet til lesbar tekst på permanent basis. Dvs. at vi senere ikke trenger databasesystemet for å lese informasjonen i avleveringen. Dette skal være med å sikre at det skal være mulig for mennesker å lese informasjon rett ut av avleveringen uten spesielle hjelpemidler. Hva er kommunens oppgave Kommunen har i prinsippet ansvar for at systemet og rutiner rundt dette fungerer i hht. lover og forskrifter så lenge det er i drift. I tillegg har også kommunen ansvar for at informasjon fra arkivverdige IKT-systemer overføres til et godkjent depot, dvs. IKA Trøndelag for alle som er medlemmer hos oss. 1) Holde oversikt over IKT-systemer som skal avleveres. Det er kommunens plikt å ajourholde arkivplanen slik at den inneholder alle systemer kommunen har som skal avleveres til depot. Hvert system skal ha et periodiseringsintervall, og kommunen må selv følge opp når hvert enkelt system som inneholder bevaringsverdig informasjon skal periodiseres og avleveres.
I tillegg til de periodiske avleveringene er det også andre hendelser som vil føre til at kommunen må avlevere informasjon fra sine IKT-systemer:
• Alle avleveringspliktige IKT-systemer som avsluttes skal også avleveres til depot.
• Alle oppgraderinger av avleveringspliktige systemer som fører til skarpt skille vil også medføre at informasjon fra det gamle systemet skal avleveres. Det er viktig å merke seg at informasjonen må avleveres uansett om man velger å konvertere informasjon fra det gamle systemet inn i det nye eller ikke (jfr. overgang fra Noark3 til Noark4). 2) Fastsette når IKT-systemene skal avleveres Tidspunktet for avlevering fra et IKT-system henger nøye sammen med hvilke periodiseringsintervall IKT-systemet har. Som hovedregel skal et IKT-system avleveres til depot umiddelbart etter at periodiseringen er foretatt. Hvis det er snakk om IKT-systemer som ikke har periodiseringfunksjoner vil det ikke være mulig å periodisere på normal måte. Derfor blir avleveringen mer en sikkerhetskopi enn en avlevering. Hvis et kommunalt IKT-system ikke bevarer historikk må kommunen avlevere dette mye oftere enn IKT-systemene som bevarer historikk (jfr Noark og de fleste fagsystemer). En vanlig avleveringssyklus for et slikt system vil være årlige avleveringer. 3) Bistå ved uttrekk av periodisert informasjon Når man i hht Noark4 periodiserer IKT-systemer kopierer man alle avsluttede saker til en historisk base. Deretter sendes disse sakene til depot (dvs. IKA Trøndelag) på et definert format. Når depot mottar avleveringen skal den sjekkes på ulike måter for å se om avleveringen er i hht. de standardkravene som Noark4 setter. Hvis så er tilfelle er avleveringen godkjent. Hvis avleveringen deriomot ikke passerer testen får kommunen tilbakemelding om hvilke feil som er oppdaget. Kommunen må deretter korrigere disse og gjennomføre en ny periodisering av avlevering som igjen skal godkjennes av depot. Denne prosedyren fortsetter helt til avleveringen er godkjent av depot.
Alle andre IKT-systemer (Noark3 og lavere, fagsystemer og andre systemvarianter) skal behandles etter følgende metodikk:
Ved periodiseringstidspunktet skal kommunen sende et uttrekk i XML-format ( om XML-formatet) av databasen til IKA Trøndelag på CD eller DVD. Hvis kommunen ikke har kompetanse på dette kan IKA Trøndelag bistå med XML-uttrekket hvis vi har kompetanse på databasen som brukes av systemet. IKA Trøndelag har imidlertid ingen plikt til å ha kompetanse på alle databasevariantene kommunene bruker, så hvis verken kommunen eller IKA Trøndelag har kompetanse til å trekke ut XML må kommunen innhente kompetanse fra eksterne levereandører. Dokumentasjon som skal følge avleveringen.
For at det skal være mulig for andre å gå inn i informasjon som er avlevert fra et IKT-system må kommunen legge ved en del dokumentasjon til avleveringen. Den dokumentasjonen det dreier seg om er:
1- Brukerdokumentasjon
2- Systemdokumentasjon
3- Dokumentasjon av organisasjonen i den perioden avleveringen er fra.
4- Når det gjelder fagsystemer skal kommunen også levere med dokumentasjon av hvilke enheter som har brukt systemet, hvilken type informasjon som er registrert (sakstyper, korrespondasetyper og lignende). |