| Ny mappe blir opprettet når Bv.tj mottar bekymringsmelding eller søknad om tiltak. Bekymringsmeldinger kan komme på flere måter; pr. post, i meldingsmøter med div. off.enheter eller pr. telefon Ved mottak av post:
- Merkantilt personale fordeler, åpner og stempler inn all inngående post.
- Post/dokumenter som gjelder aktive klienter, registreres på journallista i klientmappa i fagprogrammet, og legges i posthylla til virksomhetsleder for videre fordeling.
Ved mottak av bekymringsmelding:
- Meldingen gjennomgås av saksbehandler(e)
- Hvis bekymringsmelding resulterer i undersøkelse, eller søknad resulterer i tiltak, oppretter saksbehandler en klientmappe i fagprogrammet Familia. Hvis det ikke blir undersøkelse/tiltak, legges det bort i arkivet under i mappe ”Henlagte bekyringsmeldinger/søknader”.
- Merkantilt personale registrerer meldingen/søknaden inn på klientens postjournal i fagprogrammet.
|
Hovedansvar: Merkantilt personale.
|
|
- Fysisk klientmappe settes i dagarkiv/bruksarkiv, som befinner seg på eget rom i resepsjonslokalene hvor Helsestasjonen/barneverntjenesten har tilhold. Arkivet er delt i to; ett arkiv for klienter tilhørende Hitra kommune, og ett arkiv for klienter tilhørende Frøya kommune.
- Dokumenter som skal arkiveres på klientmapper, kommer fra saksbehandler og legges i egen hylle.
- Merkantilt personale arkiverer dokumenter fortløpende på klientmappene.
- Når saker er avsluttet, flyttes klientmapper til bortsettingsarkivet, som står på lagerrom i barnevernets lokaler.
Før oversendelse til IKA Trøndelags depotarkiv, gjennomgås og renses alle mapper for ikke-arkivverdig materiale, pakkes i arkivbokser og merkes. Det skrives deponeringslister, som følger boksene ved oversendelse.
|
|