Behandling av inngående post; svarbrev eller avskriving

Lovverk

Forvaltningsloven kap. 3

Formål

• Sikre at mottatte dokumenter blir saksbehandlet eller besvart på riktig og hensiktsmessig måte.
• En restanse er en mottatt journalpost, et dokument, som ikke er endelig avskrevet, besvart eller behandlet.

Ansvar

Alle saksbehandlere har ansvar for og skal følge opp inngående post på oppgavelista i ESA (meny på venstre side i ESA).

Dette gjøres ved enten å besvare med utgående brev, eller avskrive på annen måte.

Rutinebeskrivelse

Saksbehandler må ta stilling til om journalposten skal besvares eller avskrives med kode.

Besvare inngående journalpost med utgående brev

Saksbehandler har ansvaret for å behandle inngående journalposter. Inngående post som skal besvares utføres ved å produsere svarbrev i ESA. Da brukes enten alternativ: Lag svar eller Lag foreløpig svar. Ved å bruke ”Lag svar” vil det inngående dokumentet bli automatisk avskrevet og oppgaven forsvinner fra oppgavelista. Ved å bruke funksjonen ”Lag foreløpig svar” vil oppgaven fortsatt ligge på oppgavelista.

Ved å bruke funksjonen ”Lag svar” og ”Lag foreløpig svar” i ESA dras automatisk opplysninger fra det inngående brevet med til ditt utgående. Velg en mal som inneholder det du trenger. Standard brevmal er BR2. Husk å legge på evt. andre mottakere av brevet før du endrer overskrift.

Avskrive inngående post med kode

Saksbehandler har ansvaret for å avskrive alle dokumenter i en sak de er ansvarlige for, enten svaret er via brev, e-post, telefon eller at dokumentet tas til etterretning.

Dersom et brev ikke skal besvares skriftlig, velg Avskriv med kode, og et av følgende valg:

Prosedyrer i Brukerhåndbok ESA

Se oppskrift om opprettelse av svarbrev i ESA, kap. 5,6,7

Se oppskrift om avskrivning med kode, kap. 6